El cierre del año tributario para una compañía o un gobierno y el inicio de uno nuevo supone la oportunidad perfecta para llevar a cabo la transición a una nueva tecnología y revisar una de las funciones más críticas del negocio, la plataforma de contabilidad. Estos son los cinco motivos que debería valorar para empezar el nuevo año fiscal con una nueva plataforma contable.
Mientras que el cierre del año financiero puede variar de una compañía a otra, el cierre del año tributario es constante y con él, el pago de impuestos. La mayoría de las compañías tienden a alinear su propio año financiero con los plazos de pago de impuestos del gobierno para que su contabilidad resulte más sencilla. Sin embargo, incluso si su empresa está sincronizada de ese modo, este periodo suele ser habitualmente complejo y lleno de dificultades. Es momento de cumplir con una amplia variedad de impuestos y obligaciones, de los resultados financieros anuales y otras obligaciones oficiales.
A menudo es también época de nuevos códigos de impuestos para empleados que han de ser calculados e integrados en las nóminas. De forma paralela, los sistemas de contabilidad han de ser actualizados para hacer frente a los cambios en los requisitos de informes financieros impuestos por los gobiernos para los años subsiguientes. Este ritmo aparentemente interminable puede hacer que parezca complicado cambiar el software y los sistemas existentes, y se vuelve especialmente difícil cuando se trata de introducir nueva tecnología en los sistemas de contabilidad o en la infraestructura corporativa de informes.
Por complicado que parezca, sin embargo, es una necesidad. A medida que las compañías se vuelven multinacionales y la normativa de contabilidad cambia y evoluciona, la presión sobre los sistemas existentes se hace más pronunciada. Incluso las pequeñas empresas tienen que lidiar con los requisitos y normas contables de cada país. Si el paquete de contabilidad con el que cuenta no está siendo actualizado puede ser muy difícil adaptarse a las nuevas normas que no estaban previstas cuando se creó, o incluso añadir países que no formaban parte del paquete original. Encontrar el momento adecuado para implementar una nueva tecnología de contabilidad siempre creará dificultades para alguien, pero empezar el nuevo año fiscal con un nuevo sistema es probablemente la mejor manera de hacerlo.
Aquí van las claves para lidiar con esta difícil tarea y aprovechar las ventajas que puede aportar el hecho de contar con una nueva plataforma financiera a partir del nuevo año fiscal:
Evalúe sus capacidades de contabilidad
Antes del final del año tributario actual, dedique tiempo a ver cómo gestiona la contabilidad y los informes, cuánto tiempo le lleva y cuántos sistemas se ven involucrados. Documentar los procesos y sistemas existentes es un paso importante para identificar dónde están los problemas y cuellos de botella, así como para disponer de una visión en conjunto de los requisitos a exigir a una nueva solución. También le mostrará en qué puntos puede racionalizar los sistemas, las TI y los procesos y liberar así a su personal para trabajar en áreas de mayor valor añadido.
Trabajar con un asesor externo
Es bastante habitual que las pymes no tengan personal interno dedicado a la contabilidad, normalmente trabajan con un proveedor externo. Si ése es su caso, piense en lo fácil o difícil que le resulta trabajar con él, en si dicho asesor es capaz o no de acceder a sus sistemas para llevar a cabo su trabajo y viceversa, o si dispone de un flujo de trabajo electrónico entre ambos y en el caso de que no sea así, si lo debería tener. Migrar a una plataforma de contabilidad moderna basada en Cloud puede ahorrarle mucho tiempo y dinero y mejorar su eficiencia. Trabajar con soluciones en la nube tiene ciertas ventajas, como el acceso a datos y colaboración en tiempo real que mejoran considerablemente la toma de decisiones, seguridad en la red y reducción de la complejidad de sistemas informáticos. También puede ayudar a que su asesor externo trabaje como una extensión de su equipo ofreciéndole un mejor acceso a los datos, con posibilidad de que detecte problemas más fácilmente y pueda alertar sobre ellos.
Planificar la inversión
Es habitual en las empresas dedicar una cantidad fija para renovar el hardware. La idea de renovar los equipos y servidores cada tres o cinco años no es nueva en absoluto, pero es realmente efectiva. Sin embargo, no ocurre lo mismo con el software. Y ello puede significar que los sistemas más críticos del negocio estén más anticuados que el hardware sobre el que corren. Si ese es el caso de su empresa, este es el momento de planificar la inversión en tecnología, tanto en hardware como en software, servicios de soporte o formación. En el caso del software, se puede adquirir soluciones de pago por uso, modelo SaaS, sin inversiones de entrada y sin compromiso de permanencia, que ayudarán a mejorar las cifras de negocio.
Planificar el cumplimiento
En los próximos años entrarán en vigor numerosas normativas locales e internacionales, tales como el reglamento general de protección de datos (GDPR por sus siglas en inglés) que entrará en vigor en mayo de 2018. Dicha regulación requerirá cambios o actualizaciones en los sistemas de TI tanto para cumplir con las nuevas formas de registro y cálculo de impuestos como sobre la manera de guardar y asegurar los datos. Una planificación temprana y la ejecución en paralelo antes de que se cumplan los plazos legales le asegurarán una transición más sencilla y menos disrupciones en su negocio.
Otra de las normativas a cumplir exigidas por la Hacienda Tributaria, es la presentación de facturas emitidas y recibidas en un plazo determinado, para lo que se implanta el Suministro Inmediato de Información del IVA (SII). Esta regulación obliga a algunas empresas a tener sus sistemas de TI preparados para cumplir con dicha presentación automática, que será a través de un servicio web o un formulario electrónico. Es por esto, que los sistemas implementados en cada empresa, deberán cumplir con dicha exigencia. Los sistemas en Cloud son una posibilidad a tener en cuenta cuando se plantea implementar una plataforma de contabilidad.
Fuera de tiempo, fuera de plazo
Si sus sistemas de contabilidad existentes no están siendo actualizados regularmente por el proveedor para hacer frente a los cambios fiscales, o si los sistemas no operan a través de las fronteras europeas, éste es un buen momento para pensar en hacer un cambio. El nuevo ejercicio es ideal para desplegar un nuevo sistema, o pasar a la nube para aprovechar los beneficios de una plataforma gestionada de forma remota. Un sistema de contabilidad basado en la nube ofrece muchas ventajas: reduce la necesidad de contar con personal interno formado en TI, y permite escalar la plataforma dependiendo del volumen del negocio. Otra ventaja es que el servicio en la nube estará siempre actualizado, mientras que una solución onpremise podría no estarlo.
