Lejos queda ya eso de cerrar en agosto, ahora las pequeñas y medianas empresas apuestan por hacer turnos vacacionales para que siempre haya alguien del equipo activo y así poder atender las peticiones de los clientes. El único problema de que tus tareas las haga el compañero es que antes de irte tienes que hacer un reporte detallado sobre qué estás haciendo ya que si se pierde información el resultado será un cliente descontento.
En muchos casos ese reporte consiste en escribir documentos, reenviar emails y hacer una reunión en la que le cuentas con todos los detalles en qué fase estás con cada interlocutor. Esto supone que aunque la empresa no cierra, todos sus trabajadores dedican al menos un par de jornadas a dejar todo listo para pasárselo al compañero. Un CRM puede ayudar a que este intercambio de tareas sea fácil y sencillo ya que el software recoge toda la información de cada cliente: llamadas, emails y reuniones. Así que el miembro del equipo que lo necesite sólo tendrá que acceder a la ficha del cliente para ver qué necesita o saber qué se está gestionando.
«Esta facilidad de intercambiar tareas e información cobra aún más relevancia en el caso de una baja. Normalmente las vacaciones son programadas y, aunque nos lleva tiempo, nos permite hacer esas reuniones y reportes para los compañeros pero cuando hay una baja por una enfermedad inesperada es bastante común acabar con clientes enfadados o desinformados porque los otros miembros del equipo no han hecho lo que el cliente necesitaba o esperaba», explica Tomás Santoro, fundador de SumaCRM.com.
Un CRM ayuda a aumentar la productividad de las empresas en un 50%. Estos softwares de gestión ayudan a organizar el día a día pero también a que cualquier persona de la empresa pueda retomar la actividad de otra cuando se va de vacaciones o se produce una baja.
Santoro asegura de que «perdemos muchísimo tiempo cada día buscando emails con información de clientes o respondiéndolos y solicitando información a otros, si a esto sumamos que parte del equipo está de vacaciones las búsquedas son aún más tediosas y muchas veces no tenemos acceso al email del compañero con la información que necesitamos. Además hay información que se ha recibido por llamadas y rara vez queda reflejada en ningún sitio. Un CRM almacena toda esta información y facilita el acceso de otros compañeros».
El CRM ayuda a la optimización de procesos internos y aumenta la capacidad de análisis y gestión. Gracias a esta herramienta los equipos pueden organizarse mejor el trabajo sin que quede ninguna tarea sin hacer incluso cuando algunos miembros están de vacaciones o hay alguna baja médica. La atención al cliente es más exhaustiva ya que ninguna de las peticiones o preguntas quedan sin contestar. Las pymes se han dado cuenta de la importancia de la organización interna y actualmente invierten y apuestan por todo avance que les pueda ayudar en su gestión tanto interna como con clientes.
Un CRM contiene toda la información y conversaciones (emails, llamadas o reuniones) con un cliente en una misma ficha compartida por toda la empresa. Tener toda la información accesible reduce las búsquedas en emails o documentos y disminuye el número de llamadas o reuniones para recabar información.
