El brainstorm o la tormenta de ideas es uno de los mejores recursos creativos para ordenar ideas o para desarrollar planes, pero hay que tener cuidado, porque si no se hace bien, puede pasar de un momento productivo – e incluso divertido – a una reunión informal sin objetivo y totalmente improductiva y convertirse en una pérdida de tiempo.
El brainstorm o tormenta de ideas es una herramienta de trabajo que facilita el surgimiento de nuevas ideas sobre un tema o problema determinado. Se trata de una técnica de grupo para generar ideas originales en un ambiente relajado.
La clave para que estas reuniones lleguen a buen puerto es dirigir inclusivamente la sesión de brainstorming, es decir, plantear cosas interesantes, hacer que el tiempo sea provechoso y, sobre todo y lo más importante, conseguir que la gente se divierta. Si logras estos tres puntos tendrás el éxito asegurado. Te explicamos los pasos para conseguirlo.
1º Elige un lugar adecuado
Nunca lleves a cabo un brainstrom en el despacho o el lugar de trabajo habitual. Prueba en una sala de reuniones amplia o un espacio abierto, donde la gente pueda levantarse y moverse. No es necesario que se haga fuera de la oficina, pero podría ser interesante organizarla en algún hotel, restaurante o centro de convenciones.
El ambiente debe ser relajado, cordial y lúdico. Piensa que las buenas ideas deben de construirse sobre dos bases: una intelectual y otra atmosférica. Para la parte intelectual, los miembros del grupo deben venir preparados, saber a qué vienen y con los temas que se van a tratar estudiados. En cuanto a la base atmosférica, hay que tratar de reunirse en un lugar cálido y cómodo donde puedan “germinar” las ideas.
2º Selecciona un objetivo y establece pasos para lograrlo
Como en todos los ámbitos de la vida, tanto laborales como personales, hay que fijarse unos objetivos o unas metas.
La tormenta de ideas debe ser un debate, sin normas que encorseten la charla, pero sí con un rumbo concreto. Por ejemplo, si nos reunimos para planificar el guión de un informe nuevo y disruptivo, pensaremos qué podemos incorporar de informes pasados o los temas principales a tratar. Después, iremos introduciendo temas – poco a poco – hasta que los tengamos todos resueltos y nos respondan al objetivo final. En este caso, el “guión del informe”.
La dinámica debe de ser la siguiente:
- Introducir un tema: que la gente proponga ideas y que de estas surjan otras, y así apartado a aparatado.
- Ordenar las ideas: algunas la desecharemos, otras las agruparemos y otras las dejaremos igual. Hay que intentar plantear ideas y unirlas. Cuando un compañero propone una idea, da pié a que el resto de participantes construyan sobre esa idea.
Para hacerlo más ameno, puedes utilizar juegos, encerados, dinámicas, representaciones …
3º Organiza el equipo que te ayudará en la tarea
Un paso fundamental para tener éxito durante el brainstor, es elegir bien a las personas que van a participar. Por ejemplo, haz partícipe a tu equipo, pero también introduce alguna persona de fuera – aunque sean de la empresa, puede ser gente de otro departamento – para conseguir un equipo multidisciplinar.
Es bueno que, la gente que trabaja en el equipo, opine – ya que es la gente que ha trabajado y está trabajando en el proyecto y, además, serán quienes implementes las mejoras que salgan de esta reunión -, pero también hace falta, de vez en cuando, “bocanadas de aire fresco”. Esto se consigue con gente de fuera del equipo, que nos van a dar otros puntos de vista. Pueden pertenecer a otros departamentos, tratarse de consultores externos – que alguna vez hayan trabajado con nosotros – o gente totalmente ajena, por ejemplo, si queremos desarrollar una nueva idea.
4º Prepara un briefing para los miembros del brainstorm
Este briefing debe contener la hora y el sitio, pero también el objetivo que tenemos y documentos adicionales que nos pueden servir para la reunión. Los integrantes del grupo del brainstorm tienen que saber por qué están en esa sala y para qué. Todo lo relativo a antecedentes, modo de trabajo y objetivos.
5º Nomina las mejores ideas
Es muy importante tener en la reunión un corcho, un rotulador y post-it. Cada vez que salgan buenas ideas las apuntaremos y, una vez que acabemos la reunión, la persona encargada de dirigir el proyecto o el equipo, seleccionará las mejores ideas, las agrupará y las pondrá por orden de importancia.
La reunión debe de ser no estructurada y de flujo libre, por lo tanto, el moderado es la clave. Es bueno que el moderador solo sea una persona, para no diluir las instrucciones y la autoridad. Tiene que saber escuchar – nunca frenar o desoír las ideas – y gestionar el tiempo que utiliza cada participante. Una vez terminado el debate, tiene que ordenar, tratar y analizar las ideas.
6º Fijar un tiempo óptimo. Que no se haga «pesada»
Hay que fijar un tiempo que, por ejemplo, no exceda de más de una hora y media para que la reunión no pase de ser emocionante y divertida, a pesada y aburrida. Además, cuando la gente está más de dos horas concentrada y trabajando duro, termina por distraerse y reducir la atención, por eso es bueno no excederse. Si hace falta más tiempo es mejor hacer dos reuniones.
Por último, para cerrar, debes de motivar a los participante de la reunión, para ello debes tener en cuenta sus valoraciones, las buenas y las malas. Conviene que las aportaciones sean breves, que nadie juzgue ninguna, que se elimine cualquier crítica o autocrítica y que no se produzcan discusiones.
