En muchas empresas la gestión de los gastos de viaje supone un reto importante, y los pagos son lo que suelen originar los mayores problemas. El trabajador se ve obligado a abonar los gastos con su dinero personal, a solicitar un anticipo para cubrirlos o a utilizar la tarjeta de la empresa. Con frecuencia, el proceso se convierte en una auténtica pesadilla, sin olvidar que es obligatorio justificar los costes asumidos. Para gestionar los gastos relacionados con los viajes de negocios, las empresas suelen optar por las tarjetas de empresa, las cuales, y en combinación con una solución de gestión de notas de gastos, facilitan las transacciones y ofrecen numerosas ventajas.
La tarjeta de empresa: una alternativa innovadora
En los últimos tiempos han visto la luz diversas alternativas de pago claramente innovadoras, impulsadas por el auge de los agentes de la economía colaborativa y por su capacidad para responder a las necesidades expresadas por un gran número de viajeros y responsables. Así, las tarjetas de pago no han tardado en conquistar a los usuarios, y en la actualidad registran un importante desarrollo al simplificar los pagos en los viajes de negocio y no implicar el uso de la tarjeta personal del trabajador.
Ya sea en su versión corporate, adecuada para empresas cuyos trabajadores realizan viajes de negocios con regularidad; business, ideal para sufragar gastos profesionales no frecuentes en las microempresas; virtual, carga los pagos directamente en la cuenta de la empresa; o de viajes, asociada a una cuenta abierta en el sistema de un proveedor externo y que permite eliminar los adelantos de gastos y centralizar la facturación de las prestaciones; los expertos recomiendan utilizar tarjetas de pago profesionales ya que, además de facilitar el trabajo a los servicios financieros y contables de las empresas, son también sinónimo de libertad y facilidad de uso: al conectarse con los sistemas de información de la empresa, la tarjeta bancaria simplifica la gestión de los gastos profesionales y permitir llevar un control más estricto de los costes asumidos.
Una gestión de notas de gastos eficaz y sencilla
Ciertamente, las tarjetas bancarias de empresa ofrecen los medios para automatizar todas las etapas de la gestión de notas de gastos y representan la mejor opción para mejorar y racionalizar los costes de la empresa. Diseñadas para los profesionales que incurren en costes como gastos de viaje, restauración, manutención, estancia o carburante, estas tarjetas permiten disfrutar de una mayor autonomía y evitan que estos tengan que adelantar los importes de su bolsillo. Sin embargo, los profesionales deben justificar todos los gastos asumidos durante el ejercicio de sus funciones y conservar los recibos.
En efecto, todos los gastos incurridos en el curso de una actividad profesional deben estar justificados. Independientemente de los medios de pago, reportar compras y tarifas y mantener las facturas de los gastos es primordial. La administración tributaria requiere la retención de facturas y justificantes de pago por un período de cinco años.
Por lo tanto, es necesario, incluso si se utilizan los últimos medios de pago, establecer un procedimiento de tramitación de las notas de gastos, que implique la recogida de documentos, la verificación de dichos resguardos y la contabilidad de estos gastos. Esta práctica entraña mucho tiempo, recursos humanos y materiales, a un coste significativo.
Una tarjeta de pago, acompañada de una aplicación intuitiva y eficiente para la gestión de notas de gastos, aborda estos problemas y representa el método más idóneo para gestionar los viajes de negocios. Las soluciones tecnológicas más modernas para automatizar la gestión de gastos pueden conciliar los gastos incurridos con tarjetas de pago y pruebas reensambladas en la aplicación de notas de gastos. Esto ahorra tiempo, y permite mejorar el control e identificación de los pagos de un modo sencillo.
En definitiva, soluciones de gestión de notas de gastos, como Expensya, se hacen imprescindibles hoy día, ya que permiten generar tarjetas virtuales para abonar todos los gastos profesionales de la empresa y que, de esa forma, los trabajadores ya no tengan que adelantar el dinero ni esperar el reembolso. Estas tarjetas de pago permiten a los empleados y directivos pagar de manera instantánea los gastos cuando están fuera de su lugar de trabajo habitual. Se trata de un método que garantiza una automatización de la gestión de los gastos, desde el pago hasta la contabilidad, además de ofrecer un acceso en tiempo real a los pagos de los trabajadores para optimizar el proceso.
Karim Jouini
CEO de Expensya
