Las pymes necesitan, por un lado, soluciones de gestión documental adecuadas a sus necesidades y, por otro, reducir gastos y riesgos. Para resolver todo ello Infocopy, business partner premium de Kyocera Document Solutions, que cuenta con una gama de impresoras, equipos multifuncionales, sistemas de gran formato, componentes, consumibles y soluciones de gestión documental, ofrece dos herramientas: Solpheo Suite y Solpheo Workplace Cloud, dos soluciones de gestión documental que prometen minimizar costes y optimizar los recursos.
Solpheo Suite está enfocada a directores y gerentes que buscan gestionar eficientemente, y de forma colaborativa, documentos, procesos y flujos de trabajo, manteniendo la confidencialidad del entorno. Esta herramienta, basada en la nube, cuenta con opciones de comunicación como la posibilidad de comentar y compartir documentos en tiempo real con otros usuarios. Y se integra con programas populares como Microsoft Office y SharePoint. Los usuarios pueden abrir y editar desde la plataforma Solpheo Suite archivos de Word, PowerPoint y Excel. Los cambios se guardan automáticamente y admite gestionar versiones y controlar los cambios para evitar confusiones en el equipo de trabajo. En su integración con SharePoint, permite a los usuarios acceder a los archivos almacenados en referida plataforma y viceversa.
En cuanto a los procesos de impresión, Solpheo Suite ayuda a los usuarios a acceder a los documentos que desean imprimir de forma rápida y sencilla al estar sincronizada de forma automática en los dispositivos móviles. El usuario puede imprimir incluso estando fuera de la oficina.
También posee control de impresión, en el que se establecen reglas, para reducir gastos y desperdicios de papel al evitar impresiones innecesarias. Al mismo tiempo, ofrece la opción de personalización para incluir información adicional.
Sin dudas, Solpheo Suite favorece y aumenta la productividad en general del equipo de trabajo al ofrecer desde gestión documental hasta el control de impresión. Está disponible a través de una subscripción y cuenta con varios planes adaptados a las necesidades de cada negocio.
Por su parte, Sopheo Workplace Cloud, basada en la nube, permite a las organizaciones almacenar, gestionar y compartir documentos de forma segura y eficiente entre todos los miembros de la misma. Permite a los usuarios trabajar en un entorno corporativo seguro desde donde deseen siempre y cuando posean una conexión a internet, pues posee fuertes medidas de seguridad como encriptación de datos, control de acceso o autenticación de usuarios. Se puede usar a través del navegador y apps móviles como iOS y Android.
Además, los usuarios pueden visualizar y editar los documentos en tiempo real, mejorando el flujo de trabajo en equipo. Aunque no está diseñada para la gestión de procesos de impresión, sí permite la integración con otras soluciones de Solpheo, como Solpheo Suite y Solpheo Print, para ofrecer una solución completa.
