En este vídeo quiero explicarte los cinco errores más graves que se cometen en la comunicación por email, errores que nadie quiere reconocer por falta de interés. ¿Quieres saber cuáles son esos cinco errores? Seguramente te verás reflejado en alguno de ellos.
#5 El email urgente
Comencemos por el principio. ¿Un email urgente? Si realmente es urgente, es probable que utilices otras vías de comunicación como llamar por teléfono a la persona en cuestión. Tal vez si no responde, envías un WhatsApp o intentas comunicarte por mensajería instantánea. Sin embargo, algo es seguro, si el mensaje es apremiante, no envías un email urgente. Recordemos que un email no es una herramienta de comunicación síncrona. ¿Qué quiere decir esto? Que las personas puedan estar cinco horas sin mirar el correo, estar de viaje o en curso, por lo tanto, no podrá responder en el momento.
En mi opinión, los “emails urgentes” no existen, hay otras formas de comunicar situaciones particulares. Inclusive debemos tener especial cuidado con WhatsApp, ya que, a pesar de que a nivel de empresas se está utilizando mucho, no cumple con la Ley de Protección de Datos. Existen herramientas muy efectivas como Chatforce.tech que pueden ayudarte a que la comunicación interna sea muchísimo más efectiva sin tener que utilizar una aplicación que incumple con la Ley de Protección de datos como lo es WhatsApp. A fin de cuentas, el email urgente no debería existir.
#4 El email largo
Hablemos del email largo, ese tipo de correo redactado como si fuera una novela en varios tomos. Confieso que lo leen muy pocas personas. Es más, en mi caso particular, si tengo que leer un email largo termino imprimiendo el mismo, para subrayar y leer con detenimiento, pero ¿por qué ocurre esto? Hay personas que escriben para ellas mismas, con el fin de ordenar por escrito sus ideas. Esto es válido, pero es mejor ordenar la mente antes de enviar un correo porque hacen perder a los demás muchísimo tiempo con información tan extensa.
Los emails largos, son muy pocos productivos, consumen el tiempo de las personas y probablemente no están ayudando a resolver problemas. Para solventar esta situación, nuestra salvación se llama: comunicaciones por vídeo asíncronas (Asynchronous video communications) altamente efectivo, donde en vez de enviar un email, envías un video. Para ello hay una herramienta muy sencilla: Loom. Nos permite grabar un video, enviarlo por correo electrónico y saber si lo han abierto o no.
¿Qué es Loom? Loom es un plugin de Chrome. También se puede instalar en el ordenador. Nos permite grabar una sesión, mostrar pantalla de lo que estés realizando, puedes aparecer o no en ella. Es sumamente sencillo de utilizar y muy útil, puesto que cosas muy difíciles de explicar en un texto se pueden exponer muy fácilmente en video. Le das clic en finalizar la grabación una vez que esté listo y se genera un enlace que puedes enviar. A la otra persona le llega por correo el enlace. Te llegará una notificación si lo abrieron o no y el porcentaje de visualización. Funciona muy bien y es gratis. Te recomiendo este tipo de herramientas para aumentar la propia productividad y la calidad de vida de los que reciben tus comunicaciones.
#3 Las secuencias interminables de correos
Una de las pandemias que ya lleva muchos años es la secuencia interminable de correos absolutamente imposibles de seguir. Comienza cuando alguien envía un correo, luego el otro contesta y así, la gente va añadiendo temas, llegas 15 min tarde a la secuencia de correos y ya no entiendes nada, no sabes qué pasó, si pretendes leer la secuencia demoras una hora. Esta secuencia, es uno de los destructores de la productividad más grandes que he visto.
Otra de las secuencias interminables de correos se genera cuando se intenta planificar la fecha de una reunión. Para solventar este asunto, les recomiendo dos herramientas que funcionan muy bien: Doodle y Calendly. Aunque nos permiten escoger fechas en el calendario de una forma muchísimo mejor, siempre sugiero, evitar la secuencia interminable de correos, así como copiar personas innecesariamente.
#2 Emails mal estructurados
¿Qué significa mal estructurados? ¿Y por qué está en el número dos del ranking? Porque es uno de los mayores problemas. Son emails generalmente muy largos y donde se suelen asignar tareas a medio correo, ocasionando el primer error, dejando lo más importante para el final. Estos correos suelen ser sumamente desordenados y donde se dejan especificaciones a personas que no llegan al punto de leerlo. Esta situación la he visto tantas veces, emails de acción, mal estructurados que la gente no entiende, no saben que están pidiendo, haciéndoles perder un tiempo valioso.
Mi recomendación es realizar el llamado a la acción de una forma ordenada, punto por punto. Mucho mejor si a través de un video distribuyes tareas, captas mejor la atención y las cosas se entienden mejor, los emails mal estructurados generan muy mala ejecución de las cosas.
#1 Emails para salvar tu c***
En el puesto número uno se encuentra el email para salvar … ¡Tú sabes! Eso que te imaginas. Puedo utilizar una palabra más técnica como “posaderas”. Me refiero a ese email donde se copia al jefe y un montón de personas más, con el fin de que se den por enterado de una situación particular. Este tipo de email, es un clásico.
El siguiente estilo de email es el tipo para dejar mal visto a alguien, es odioso pero es muy utilizado. Es típico para salvar el puesto de trabajo. Este tipo de comunicación no tiene ningún sentido, porque un jefe con un poco de criterio se dará cuenta. Sé que existen compañías con este tipo de cultura, pero si quieres ser diferente y necesitas que todos se enteren de alguna problemática, es mejor convocar a una reunión. No recomiendo para nada este tipo de comunicación.
Con esto llegamos al final de este vídeo, recuerda como siempre que te podemos ayudar sobre muchos temas de productividad: métodos ágiles, formar a equipos de trabajo para que dicten cursos online de social selling, neuroventas, neurociencias. Para lo que necesites en Ágiles Sales and Marketing contáctanos info@agilesales.pro. Espero que le haya gustado el vídeo, puedes seguirme en YouTube, LinkedIn y Facebook, nos vemos en el siguiente vídeo.
