Las pequeñas empresas y los autónomos tienen que hacer frente a diario a situaciones que pueden derivar en problemas administrativos, laborales, de seguridad o fiscales. Una notificación de Hacienda que no se atiende a tiempo, un robo en el establecimiento, una brecha de datos o un empleado que deja de acudir a su puesto pueden tener consecuencias para el negocio si no se actúa correctamente. Legálitas Negocios identifica cinco situaciones habituales y apunta algunas de las actuaciones que pueden ayudar a las empresas a gestionarlas.
Las notificaciones electrónicas de la Agencia Tributaria pueden contener requerimientos de información o comunicaciones relativas a procedimientos tributarios. Por ello, es importante revisar periódicamente la Dirección Electrónica Habilitada y comprobar el estado de las notificaciones recibidas. Si ha vencido el plazo para presentar alegaciones, Legálitas recomienda comprobar si la Agencia Tributaria ya ha dictado una resolución o liquidación definitiva y presentar las alegaciones y pruebas cuanto antes. Según la compañía, si esta documentación se presenta antes de que el funcionario firme la propuesta definitiva o la resolución de liquidación, debe ser tenida en cuenta.
Otro de los problemas que puede afectar a un negocio son los robos y actos vandálicos. Ante daños en las instalaciones, sustracción de mercancía u otros desperfectos, Legálitas recomienda no manipular la escena y avisar a la Policía o la Guardia Civil para que levanten un atestado o presentar la correspondiente denuncia. También es importante recopilar pruebas, como fotografías, facturas de los objetos sustraídos y grabaciones de las cámaras de seguridad, antes de que estas puedan borrarse o sobrescribirse. Posteriormente, debe comunicarse el siniestro a la compañía aseguradora. Los seguros multirriesgo de los negocios suelen incluir coberturas frente a robos y actos vandálicos, aunque las condiciones y los plazos dependen de cada póliza.
Las empresas también pueden enfrentarse a accesos no autorizados a sus páginas web, bases de datos o sistemas de gestión. Cuando un incidente afecta a datos personales de clientes o empleados, la rapidez de respuesta es especialmente importante. Según Legálitas Negocios, la empresa debe contener el incidente, analizar su alcance y determinar qué obligaciones legales pueden derivarse en materia de protección de datos. Dependiendo de las circunstancias, puede ser necesario notificar la brecha a la autoridad competente y comunicarla a las personas afectadas.
La ausencia injustificada de un trabajador puede generar igualmente problemas para la empresa. El primer paso es ponerse en contacto con el empleado para conocer el motivo de la ausencia, ya que esta podría estar justificada. Si no es posible contactar con él, Legálitas recomienda enviar un burofax que deje constancia de la comunicación y permita al trabajador justificar sus ausencias. Si continúa sin reincorporarse ni aportar una justificación, la empresa debe comprobar, entre otras cuestiones, si existe una situación de incapacidad temporal y consultar el convenio colectivo aplicable. Una ausencia injustificada puede dar lugar a una sanción disciplinaria o, en determinados casos, a un despido. La falta de asistencia, sin embargo, no supone por sí misma una baja voluntaria automática: la empresa debe actuar conforme al procedimiento correspondiente.
Por último, la planificación fiscal es otro de los aspectos que una pequeña empresa puede revisar antes de finalizar el año. Analizar los ingresos y gastos previstos, las inversiones y las necesidades del negocio permite estudiar con antelación determinadas decisiones que pueden tener impacto fiscal. Entre ellas pueden encontrarse adelantar compras necesarias para la actividad, planificar inversiones o realizar determinados gastos antes del cierre del ejercicio. La anticipación permite valorar las opciones disponibles y evitar que las decisiones fiscales se tomen cuando ya ha terminado el año.
