Los boletines noticias o las newsletter, tanto internos como externos, son especialmente importantes para tu comunicación. En el caso concreto de los envíos externos, además, se convierten en una herramienta de mayor relevancia, ya que son el escaparte de tu empresa o negocio de cara al mundo. Por este motivo, queremos darte unos consejos para que tu boletín de noticias guste, sea atractivo y – lo más importante – no acabe en la carpeta de «spam» de tus lectores.
La newsletter nace como una publicación regular que las empresas envían a sus clientes o lectores. Su contenido dependerá del sector al que pertenezca la empresa, por lo tanto, si se trata de un medio de comunicación contendrá noticias y si la empresa ofrece servicios o productos, pueden contener ofertas o artículos con contenidos específicos de dichos servicios o productos. Se trata de una herramienta de comunicación que puede servir tanto para la comunicación interna como para la externa, dependiendo de los destinatarios. Aunque debemos decir que las PyMes no suelen utilizar este tipo de herramientas para su comunicación interna, ya que el trato es mucho más cercano. De todas formas, vamos a explicarlo un poco a continuación:
- La comunicación interna es la que se hace dentro de la propia empresa: Busca trasladar novedades de la organización, por ejemplo, ascensos, nuevos clientes, circulares o cumpleaños y, además, tiene como destinatarios a los trabajadores de la empresa, los socios o los proveedores. Una newsletter interna puede llegar a ser muy efectiva, ya que puedes conseguir que los trabajadores de la empresa estén bien informados y se sientan parte de la organización. El que exista un flujo de comunicación de arriba a abajo hace que se sientan participes y si, además, se instala un buzón de sugerencias donde puedan expresar sus dudas y deseos a la dirección, sentirán que su opinión es relevante. Además, sirve para que tus proveedores conozcan también las novedades e, incluso, puedan abrir nuevos nichos de negocio. Sin embargo, como hemos dicho antes, la comunicación interna suele estar muy presente en las grandes empresas y no tanto en las PyMes.
- La comunicación externa, o la comunicación que les llega a las personas que no pertenecen a la empresa: Está especialmente destinada a interesados en los productos o servicios de la empresa y se suele utilizar para informar a los clientes – o lectores – de las últimas novedades, de posibles promociones, de productos concretos o, en el caso de los medios de comunicación, para hacer llegar a sus lectores las noticias más relevantes de la jornada, la semana o el mes. Además, una newsletter externa en algunas ocasiones también se utiliza para mejorar la reputación de la empresa, fidelizar o conseguir nuevos clientes e, incluso, para abrir nuevas vías de negocio. Por ejemplo, a través de una newsletter puedes comunicar nuevos servicios o productos, labores sociales de empresa, temas de responsabilidad social y corporativa, nuevos clientes o partnets, nombramientos de directores generales, contrataciones, artículos con la temática del grupo, presencia en Másters o formaciones de empleados, ayuda a desfavorecidos…
1. Objetivo de la Newsletter
Debes de decidir hacía quién te vas a dirigir y qué buscas al hacerlo. ¿Lanzas esta newsletter para mejorar la reputación de la organización? ¿Para fidelizar a tus clientes? ¿Porque estás buscando nuevos nichos de mercado? Es bueno que tenga unos objetivos concretos, que no intentes abarcarlo todo. Como en todos los objetivos que te marques, deberás partir de unas metas pequeñas y, solo si vamos cumpliendo estas metas, aumentar en número y dificultad nuestros objetivos.
2. Planificación y método de envío
En este apartado tenemos que decidir algunos aspectos técnicos. Cada cuánto tiempo – si será diaria, semanal, mensual o anual – enviamos el boletín y a través de qué aplicación o con qué proveedor lo vamos a hacer. Hay que establecer una frecuencia de envío y planificarlo bien. No puedes abandonar a tus destinatarios, ni tampoco bombardearles.
3. Creatividad y contenido
La creatividad es una de las partes más importantes de la newsletter. Hacer una newsletter visual, coherente y estética logrará que los usuarios se sientan cómodos al leerla y probablemente estén más predispuestos a recibirla. Es importante decidir el tipo de letra y su tamaño, los colores, las imágenes y logotipos, todo esto en función de lo que queramos comunicar con ellas. No tendría mucho sentido recibir de un bufete de abogados una newsletter con dibujitos animados, mejor dejar eso para una guardería o un jardín de infancia. Lo mismo sucedería al contrario.
En cuanto al contenido, no olvidemos que debe ser de interés. No podemos crear una newsletter con contenido basura, ni con artículos que decepcionen a nuestros lectores. Todo lo que incluyamos en nuestras newsletter debe tener calidad y, a ser posible, ser contenido propio.
4. Necesita petición expresa del cliente
El suscriptor de la newsletter tiene que solicitar o poder el envió del boletín, en caso de enviarlo sin consentimiento te estará metiendo en un problema.
Es necesario que el cliente de permitir que el internauta pueda anular su suscripción. Está obligado a añadir un vínculo a su newsletter, por lo general en la parte inferior de la página, que permita al internauta anular su suscripción.
5. Monitoree y haga pruebas
A veces se olvida por lo obvio que es, pero la importancia que tiene el monitoreo constante de los resultados y de la prueba y modificaciones que pueden hacerse al mensaje para mejorar sus resultados. Pruebe diferentes tiempos de lanzamiento, líneas de asunto, e contenidos, etc., y mida si lo que está haciendo funciona mejor para su audiencia.
6. Crear una base de datos
Es muy importante hacer una BBDD con todos los subscriptores del producto y, además, hay que hacer otra con los posibles o futuribles.
Debes de generar un contenido atractivo, que merezca la pena cubrir los datos de aceptación de envío del periódico online. Has de juntar contenido propio con noticias del sector, aunque no sean tuyas.
Por último, para concluir, estas newsletter hay que difundirla con una efectiva campaña de e-mail marketing.
