El pasado 29 de julio de 2025 venció el plazo para que los fabricantes y desarrolladores de software de facturación adaptaran sus programas a los requisitos técnicos del reglamento de la Ley Antifraude. A partir de ahora, solo se podrá comercializar software certificado y conforme al sistema Verifactu, que garantiza la integridad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación. Este cambio supone el arranque de la transición definitiva hacia la factura electrónica obligatoria, tal y como establece la Ley Crea y Crece, proceso que culminará en 2026.
La nueva normativa exige a todas las empresas acelerar su proceso de digitalización para cumplir con las exigencias legales. Sin embargo, datos recientes de Pleo, la plataforma de gestión de gastos empresariales, revelan que la digitalización en muchas compañías todavía está lejos de ser óptima.
Solo el 46 % de las empresas españolas considera que cuenta con el nivel de digitalización deseado y más de la mitad de las pymes continúa gestionando facturas manualmente. Además, el 94 % de los equipos ha recibido facturas duplicadas y un 31 % admite haber pagado dos veces la misma factura. Todo esto se traduce en que los equipos dedican una media de 10,5 horas mensuales únicamente a procesar facturas, lo que limita su productividad.
Aunque el 68 % de las empresas espera que la factura electrónica les permita ahorrar tiempo y recursos, solo el 57 % asegura conocer bien la normativa. La falta de formación es el principal obstáculo para el 48 % de ellas.
La facturación electrónica busca ordenar procesos que hoy se encuentran dispersos entre correos electrónicos, carpetas y hojas de cálculo. A partir de ahora, las empresas deberán emitir y recibir sus facturas por medios electrónicos, asegurando la trazabilidad de extremo a extremo.
Según la Agencia Tributaria, la entrada en vigor será progresiva: un año para empresas con facturación superior a 8 millones de euros y dos años para el resto, pero desde ya se recomienda no esperar al último momento para adaptarse.
Este sistema permitirá un flujo continuo que cubre la recepción, validación, aprobación, pago y archivo de facturas, con cada paso trazado y auditado. Esto reducirá riesgos operativos, como duplicados y errores, agilizará aprobaciones, facilitará cierres de mes más rápidos y mejorará la visibilidad de la caja para una mejor planificación de pagos.
Álvaro Dexeus, director de Pleo para el Sur de Europa, señala que “la factura electrónica no es solo cumplir una norma: es la excusa perfecta para optimizar procesos que hoy consumen tiempo y dinero. Las compañías que se anticipen llegarán a la fecha límite con estructuras más ágiles y mejor control de su efectivo”.
La transición no implica cambiar todo de inmediato, sino asegurarse de contar con un sistema probado y adaptado para la fecha límite. Las empresas que aún trabajan de forma manual deben migrar a herramientas que cumplan con la Ley Crea y Crece y el sistema Verifactu, garantizando la trazabilidad de cada factura.
Quienes ya cuentan con software deben verificar que esté adaptado; en caso contrario, actualizarlo o sustituirlo será esencial para evitar sanciones.
