Es habitual encontrarse con directivos y empresarios que siempre van con prisa, acelerados para intentar llegar a todo. Se sienten «apagafuegos» en constante alerta, que no sacan la correspondiente rentabilidad a ese trabajo extremo. ¿El motivo? Porque llevan sobre sus hombros una carga de labores que no pueden asumir, mucho menos de golpe y sin una planificación previa mínima.
Aprender a detectar las tareas de alta rentabilidad
Para ellos tengo un consejo: aprender a detectar sus tareas de alta rentabilidad (AR) y a darles prioridad. Éstas son las que deben predominar en el día a día de cualquier directivo y empresario, porque son las que mayores beneficios van a reportar en el conjunto de la compañía, y van a repercutir en la productividad total.
No se pueden concretar, puesto que cada caso es un mundo en el que la rentabilidad se mide de distintas maneras. Aunque un buen ejemplo es el de la labor comercial que deben realizar la mayoría de las sociedades para aumentar su número de clientes y seguir por la senda del crecimiento. Hay que darles prioridad a estas acciones y a todo lo que suponen: visitas, controles, seguimientos, etc. A ellas debemos dedicar, al menos, un tercio de nuestras horas de trabajo semanal.
Y aún se puede afinar más la puntería. Nosotros diferenciamos entre alta rentabilidad 1 y alta rentabilidad 2, dos subgrupos que llevan el peso del éxito de cualquier proyecto en el que nos embarquemos. Las alta rentabilidad 2 son aquellas de carácter intangible que sirven para arrancar ese proceso de alta rentabilidad. Por ejemplo, elaborar un listado de visitas o llamadas a realizar, el guion del discurso con el que debemos convencer a nuestros interlocutores… el trabajo inicial para captar la atención de las personas que nos interesaría atraer hacia nuestro negocio.
Por su parte, las alta rentabilidad 1, de carácter más tangible, se convierten en las que mayor prioridad tienen en nuestra estrategia de trabajo. Si seguimos con el ejemplo anteriormente descrito, estarían en esta categoría hacer el seguimiento final de un posible aliado para cerrar definitivamente acuerdos beneficiosos para la empresa; o iniciar relaciones con un nuevo cliente. Si no le damos a esta fase la importancia que tiene habremos trabajado en balde, y el 90% de las labores previas que hayamos realizado no tendrán un impacto positivo en las cuentas de la compañía.
Parece algo evidente y, sin embargo, no son tantos los que lo ponen en práctica. En los años que llevo como asesor empresarial en materia de productividad lo normal es que no se dedique ni una hora a la semana a las alta rentabilidad 1. Es más, estas tareas ni si quiera se prefijan en la agenda, con unos tiempos bloqueados. Una mala praxis que es necesario corregir.
¿Cómo? Detectando a los llamados ‘ladrones de tiempo’ que terminan haciendo mella en nuestra actividad diaria. Algunos son externos y difíciles de prever: los atascos repentinos, los problemas de salud (que no vengan provocados por su mal cuidado)… En definitiva, aquellos aspectos que no podemos controlar y que pueden desbaratar nuestro planning semanal. Para ellos no está de más reservar ciertos huecos en nuestra agenda.
Pero también hay ‘ladrones de tiempo’ internos que se pueden detectar y desterrar (en la medida de lo posible). Son ejemplos claros el no saber decir que no por miedo al rechazo, porque pensamos que somos más respetuosos o porque nos genera sentimiento de culpa. El correo electrónico, las redes sociales y el teléfono también entran dentro de este saco. Para ellos, útiles herramientas para el desempeño de cualquier actividad, debemos marcar tiempos concretos en la agenda, y apagarlos para que no nos dispersen durante la realización de otras acciones perentorias.
En definitiva, hemos de ser conscientes de que las alta rentabilidad son tareas que redundan en la mejora cuantificable de los resultados en el mundo empresarial. Si ampliamos el tiempo empleado en ellas observaremos que, a la larga, van a mejorar los resultados de la compañía.
Aritz Urresti, CEO de goalboxes, experto en productividad, conferenciante y autor del libro Las Cajitas del Éxito.
