Para emprender y montar un negocio o empresa no es necesario ser licenciado o contar con unas grandes aptitudes financieras, pero no podemos dudar de que es fundamental llevar unas finanzas precisas y ordenadas por lo que, si no tenemos los conocimientos o el tiempo suficiente, será imprescindible contar con un profesional financiero que se ocupe de estos asuntos tan importantes de manera profesional. Muchas son las opciones que están surgiendo en la actualidad para cubrir esta necesidad como contratar un servicio profesional de manera externa y por horas, para liberar al empresario de la tarea financiera y dejarle todo el tiempo disponible para dedicarse a su negocio principal.
A lo largo de mi trayectoria laboral he constatado que la profesionalización de los asuntos financieros en las pymes españolas es una necesidad no cubierta en muchas de ellas, o no de la mejor manera posible. Poco después de terminar la carrera de Económicas y Empresariales entré como jefe de administración en una empresa dedicada a obras de jardinería y estructuras verdes. Estaba creciendo, iba bien, y el administrativo que hasta ese momento era el encargado de la oficina ya no daba más de sí. Implanté un sistema de contabilidad analítica, hice el mapa de costes y, al compararlo con los precios de venta, ¿suponéis lo que descubrimos? Pues sí, algunos productos —y no eran pocos— se vendían por debajo de coste. ¿Increíble? Para nada, desgraciadamente es muy común.
Otro ejemplo. A finales de 2011 me llamó una empresa constructora para hacer una auditoría interna de proveedores y clientes. La razón era el total descontrol de cobros y pagos en que se veía inmersa, con constantes incidencias y reclamaciones de ambos colectivos. Al entrar en su contabilidad, me encontré con que todos los asientos de compras, ventas, cobros y pagos estaban mal. Resultado: este empresario no sabía lo que debía ni, lo que es peor, lo que le debían. Arreglar este error le costó mucho tiempo, dinero y disgustos. Sin duda, necesitaba ayuda externa para gestionar un campo que excedía a sus conocimientos o al punto central de su trabajo.
Hay que tener en cuenta las estrategias
En las pymes con las que he trabajado a lo largo de toda mi vida profesional, nunca he visto que se establecieran una planificación y un presupuesto que prevea las acciones que van a llevar a cabo en el futuro y los gastos e ingresos que esas acciones van a conllevar. Los dueños o gestores de las pymes españolas sí tienen estrategias, es decir, tienen claro cuál es su modelo de negocio y el público al que se dirigen, pero planificar más al detalle es algo en lo que fallan.
Para aplicar la estrategia establecida se necesita un plan de acción en el que queden por escrito las acciones, valga la redundancia, que vamos a emprender: qué vamos a hacer para vender lo que queremos vender a nuestros públicos, es la clave. Y este plan debe ir acompañado necesariamente de un presupuesto, que es la traducción de aquellas acciones a números. Sin estas dos herramientas, ¿cómo se conduce un negocio? La respuesta es fácil: dejándolo todo al azar, improvisando día a día y sorteando los obstáculos que vayan saliendo.
Sin duda, no es ésta la mejor manera de hacerlo. Para conseguir que nuestro negocio se alinee con la estrategia marcada, tenemos que planear las acciones que llevaremos a cabo durante el horizonte temporal de nuestro ciclo de producción —normalmente el año—, identificando oportunidades y amenazas, fortalezas y debilidades, y plasmar el plan en una cuenta de pérdidas y ganancias. Nosotros somos quienes decidimos el resultado que vamos a tener al final del periodo, no el mercado, el gobierno, ni ningún agente externo, porque lo hemos planeado así, hemos marcado nuestro camino, somos proactivos, y controlamos periódicamente si vamos cumpliendo con lo previsto. ¡Nada tiene que ver hacer las cosas bien con el tamaño de nuestra empresa! No es necesario ser una multinacional para llevar a cabo una correcta planificación.
Presupuesto: herramienta de motivación
Escribiendo este artículo me estoy acordando de lo que me decía el dueño de una de estas empresas en las que trabajé. Al pedirle que nos reuniéramos para hacer el presupuesto, siempre me decía: “ya tenemos presupuesto, está todo aquí”, y se señalaba la cabeza. No seré yo quien critique a alguien que ha buscado no solo su sustento, sino el de las familias que trabajan con él. Pero su afirmación puede matizarse: tener las cuentas en la cabeza es importante, pero se corre un grave riesgo al solo conocerlas él. Un presupuesto tiene un 99 % de posibilidades de fracasar si no es conocido por todos, absolutamente todos, lo que participan para conseguirlo. Cada uno a su nivel o en su parcela, eso sí. El presupuesto se convierte así en una potente herramienta de motivación, no solo para la dirección sino para todos los implicados en llevar adelante un proyecto.
En definitiva, es obvio que nada en una empresa debe dejarse al azar, pero mucho menos las finanzas, porque, al final, todo se concreta en los números. Las cuentas no solo nos dicen si lo hemos hecho bien o mal en el pasado, sino que también, utilizando esa información, podemos prever cómo lo vamos a hacer en el futuro. Si resulta que esos números no están o están mal calculados, la base de la gestión y toma de decisiones está corrompida, es inestable y puede causar la caída de todo el sistema.
Muchas son las fórmulas disponibles al alcance de los propietarios de las pymes para llevar unas cuentas ordenadas. La contratación de un profesional financiero externo por horas, en función de las necesidades, libera al empresario de esa tarea para que pueda dedicarse a su core business, producir y vender, además de suponer un gasto sustancialmente menor que tenerlo en plantilla.
Por ello, usted, autónomo o empresario, no necesita saber de finanzas para emprender, pero sí necesita un financiero a su lado. Su empresa se lo agradecerá.
• El estudio al que hacemos referencia en la entradilla está disponible en:
www.comae.org/documen/radiografiamadrid.pdf
