La productividad es uno de los principales problemas de los dueños o gestores de las pequeñas y medianas empresas en España. Muchas veces esta falta de productividad viene por la mala organización, por asignar erróneamente las tareas o simplemente por la falta de medición o evaluación de procesos para saber qué hacemos mal o potenciar lo que hacemos bien. En este artículo os explicamos en 4 pasos cómo organizar mejor nuestro negocio o PyMe.
1º Al principio de la semana organizar el trabajo
Es fundamental saber qué vamos hacer en una semana, interacciones con proveedores y clientes, a qué hora nos llegan los productos, cuánto material nos traen o tenemos que producir, qué día es la entrega del material, pedidos, programas, reuniones programadas, si alguien falta saber qué día es quién le cubre,etc.
Hay que organizar las tareas y poner los recursos humanos y materiales necesarios para poder cumplir esos objetivos de la manera más eficiente. Es fundamental que estén todos los empleados del departamento, para que no se nos pase olvide algo o para que todo el mundo pueda proponer ideas para mejorar un proceso o que sean el germen de futuras mejora.
2º Al final de la semana evaluar si cumplimos los objetivos de la anterior
Saber si hemos cumplido los plazos de la entrega, si nos llegaron los materiales que compramos a los proveedores, sin asignamos bien los procesos y en caso de que no, cómo podemos hacer para que sí lo consigamos.
Hay que hacer un seguimiento en corto de las tareas y dar prioridad a las más importantes.
3º Cada trabajador tenga asignada unas tareas y un plan de futuro a corto plazo
Que exista comunicación entre los trabajadores y el director, o gerente y dueños de la empresa y el negocio. Es fundamental que haya cada poco tiempo reuniones entre el empleado y la dirección para saber qué espera la compañía de él y que quiere aportar el trabajador. Además, de saber cómo se ve el trabajador en el futuro y cómo ve el negocio en a largo plazo.
Mucha comunicación interna y transparencia hacía el interior y mejorar la externa, tanto con proveedores como con clientes o competencia (hay que saber qué hacen nuestros rivales).
4º Marcar horarios y funciones
Si somos un comercio o un establecimiento de venta establecer tareas para cuando entra público y que tareas se pueden hacer mientras la tienda está vacía. Calcular cuando es el momento que más flujo de trabajo tenemos y en base de eso organizar otras tareas de backoffice para hacer en este horario.
Por último, la cultura organizativa. no hay que olvidar que no hace más quién más está en la silla y la oficina, si no el que resuelve rápido y el más eficiente, que es la capacidad de lograr algo o un objetivo en el mínimo de recursos posibles o en el menor tiempo posible
