Los trabajadores de las pymes que trabajan desde casa conocen los grandes beneficios que esto aporta como la eficiencia de costes y la flexibilidad, algo difícil de obtener cuando se alquila o compra un espacio para convertirlo en oficina. Por suerte, la tecnología de hoy permite a empresarios y empleados trabajar prácticamente desde cualquier lugar, ya sea desde un avión, una cafetería o desde su hogar.
Curiosamente, esta nueva tendencia de trabajo a distancia ha demostrado que la presencia de un empleado en la oficina no es directamente proporcional a un nivel de producción alto. De hecho, según un estudio realizado por la Sociedad de Gestión de Recursos Humanos, el 68 % de los profesionales de recursos humanos creen que el hecho de trabajar siempre desde la oficina, en realidad, disminuye su productividad.
Por lo tanto, si se opta por trabajar de manera remota la pregunta que surge es: ¿Cómo mantener la productividad desde casa? Con tantas distracciones y tareas del hogar por hacer, como lavar la ropa o ir a la compra, ser productivo puede convertirse en un reto. La productividad es algo esencial para el correcto funcionamiento de las empresas, y existen algunas claves a tener en cuenta para proporcionar a los trabajadores remotos y a los empresarios la estructura necesaria para garantizar la productividad a lo largo del día.
Para lograr el éxito empresarial, la productividad es la clave de la ecuación
La productividad se define como medida económica de la producción por unidad de entrada. Las entradas incluyen la mano de obra y el capital, mientras que la producción se mide normalmente en ingresos y otros componentes tales como inventarios. Para las empresas, especialmente las dirigidas y operadas por personal reducido, esto significa que aumentar la productividad equivale a un aumento de éxito del negocio. Y el aumento de la productividad se reduce a configurar un entorno de trabajo adecuado, gestionar el tiempo de forma eficaz y aplicar las últimas tecnologías.
Los mejores consejos para aumentar la productividad
- Mantener tu rutina matinal: Las personas son más productivas por la mañana, y el establecimiento de una rutina asegura que mantengan ese nivel de productividad durante períodos más largos de tiempo. Trabajar desde casa ofrece la opción de hacer ciertas cosas que probablemente no se podrían hacer al trabajar desde una oficina. Puedes estar tentado a dormir un poco más de tiempo, llevar el pijama todo el día, e incluso saltarte el desayuno a favor de comenzar la jornada de trabajo tan pronto como sea posible. En lugar de dejarse llevar por la flexibilidad que trabajar desde casa proporciona, hay que mantener en la medida de lo posible la misma rutina que tendríamos si fuéramos a una oficina. Utilizar ropa de trabajo apropiada en lugar de pantalones de chándal, emplear el tiempo que se perdería en los desplazamientos en hacer algo con lo que disfrutemos, como salir a correr o meditar, y comenzar la jornada de trabajo a la hora habitual.
- Saber cuándo trabajas mejor: Saber a qué horas rindes más es una buena manera de optimizar tu productividad. Según una investigación de la Universidad de Irvine, California, tenemos un aumento de la productividad alrededor de las 11 a.m. y las cumbres están entre las 2 y 3 p.m. Para seguir esta línea, leer el correo electrónico a 11 a.m. puede hacer que utilicemos tiempo de alta productividad en realizar tareas menos importantes. La mejor hora para trabajar en una tarea importante, ya sea un gran proyecto para un cliente o un brainstorming interno, parece ser de 2 a 3 p.m. Hay que tener presente que cada trabajador es diferente, por lo que es importante hacer un ejercicio interno para averiguar cuándo alcanzamos el momento de mayor productividad en el trabajo y adaptarlo a nuestro ritmo.
- Planifica tus tareas haciendo una lista: Una vez que has identificado en qué momentos das lo mejor de ti mismo, debes hacer una lista de tareas y metas a conseguir durante el día, para así dar prioridad a los proyectos más importantes, en función de los tiempos de mayor productividad. Esta lista, además de ayudar a priorizar tareas, sirve para recordar todas las acciones pendientes, seguir el progreso personal, y hace más fácil asumir un mayor número de tareas, ya que en el caso de que alguna quede sin hacer, se puede añadir a la lista del siguiente día, aunque no es recomendable incluir en la lista más tareas de las que se pueden asumir cada día. Los proyectos que necesiten de semanas o meses para completarse, será mejor seguirlos en un calendario, incluyendo recordatorios en fechas clave y plazos para completarlos en un determinado periodo de tiempo.
- Comunicarse regularmente y de forma correcta: A medida que se van completando tareas, es importante evitar el aislamiento mediante el uso de tecnologías para realizar reuniones online, llamadas, para compartir documentos o con tecnologías de colaboración, ya sea con clientes o con otros compañeros. En concreto, las soluciones de videoconferencia permiten encontrarse cara a cara desde cualquier ubicación. Algunas herramientas de videoconferencia también incluyen funciones para compartir pantalla y de edición de documentos, que ayudan a aumentar la productividad de la videollamada. También es posible utilizar las herramientas de videoconferencia para organizar encuentros en línea para colaborar. Si desea reunirse con empleados y clientes para realizar un brainstorming en torno al nuevo lanzamiento de un producto, la
función de chat le permite enviar mensajes dirigidos solo a los empleados o a todos los participantes.
Otro de los avances que se pueden utilizar para incrementar la productividad son las herramientas de compartición de archivos. Cierto tipo de software permite a los usuarios arrastrar y soltar, copiar y pegar, o utilizar almacenamiento en la nube para copiar archivos individuales o carpetas enteras en cuestión de segundos a cualquier ubicación. Además, las soluciones que incluyen opciones móviles le permitirán continuar con el trabajo sobre la marcha. La fuerza de trabajo de hoy es 24/7, y nunca se sabe cuándo se necesita conectar con compañeros de trabajo o clientes para mantener su productividad.
- Crear un espacio de trabajo alentador: Cuando se trabaja desde su casa, el ambiente que se crea juega un papel importante en la productividad. A algunas personas les gusta contar con diferentes espacios y se mueven de unos a otros a lo largo del día, ya que la variación les inspira mayor productividad. Para otros, una «oficina en casa» puede ser mejor, ya que pueden instalarse en un espacio consistente. Además, hay algunos factores ambientales a considerar que también juegan un papel importante. ¿Te gusta trabajar en un ambiente luminoso? ¿La música o el ruido de fondo favorece o incide negativamente en tu productividad? Incluso el clima es un factor muy importante. Algunos estudios han demostrado que temperaturas frías pueden aumentar los sentimientos de tristeza y soledad, mientras que altas temperaturas pueden hacer que te sientas lento y, por lo tanto, menos productivo. Los expertos sugieren mantener la temperatura entre 18 y 21ºC, con el fin de fomentar la productividad.
- Mantener un patrón regular de trabajo: Al igual que mantener una rutina constante cada mañana te prepara para la productividad y el éxito, es importante continuar con ese impulso durante todo el día y mantener un patrón regular de trabajo. Por ejemplo, una rutina podría ser despertarse temprano, salir a correr y ducharse y vestirse para trabajar, y después disfrutar de un desayuno saludable. Más tarde puedes hacer tu lista de tareas y a mediodía reservar una hora para comer. A media tarde se puede disfrutar de un bocadillo dulce y una taza de café extra, que ayudarán a que la energía y la productividad lleguen hasta el final del día. Toma nota de cuál es el horario que mejor se ajusta a tu perfil e intenta mantenerlo todos los días. La consistencia te mantendrá productivo durante toda la jornada de trabajo y ayudará a que seas capaz de separar entre el trabajo y la vida personal en casa.
- Hacer descansos de forma regular, las redes sociales cuentan: Sin colegas alrededor con los que charlar en todo el día, es fácil pasar por alto u olvidar la importancia de tomar descansos. Pero los descansos durante las horas de trabajo mantienen tanto a empleados como empresarios motivados. Una práctica popular es la técnica Pomodoro, la cual te obliga a tomar un descanso de 5 minutos por cada 25 de trabajo intenso. Tener que completar una parte del trabajo en esos 25 minutos puede ayudarte a concentrarte en la tarea en cuestión, después 5 minutos son suficientes para recargar energías y estar listo de cara a la siguiente tarea. Lo que hagas en esos cinco minutos depende de ti, quizá una rápida verificación de Facebook o Twitter ayude. De acuerdo a un estudio reciente de Microsoft, el 46% de los trabajadores comentaron que su productividad mejoraba gracias a las herramientas de social media. Estos descansos para las redes sociales actúan como potenciadores del estado de ánimo, lo que permite llegar a la siguiente tarea de la lista más fresco.
- Bienvenidas sean las distracciones correctas: La necesidad de saber escoger las distracciones correctas está en la misma línea de tomar descansos regulares. Trabajar desde casa provoca una gran cantidad de distracciones, ya sea el timbre del teléfono de casa o la necesidad de limpiar los platos de la noche anterior. En lugar de ignorar todas las distracciones, es importante hacer caso a las correctas. Un estudio de la Universidad de California en Irvine, presentado en el panel South by Southwest de distracciones en el trabajo, señaló que los empleados en realidad eran más felices cuando realizaban trabajo no productivo, como limpiar su escritorio o clasificar el correo electrónico. Realizar trabajo no productivo ofrece una sensación de logro sin la correspondiente tensión asociada a las tareas más difíciles. Y en última instancia, estas distracciones aumentan tu productividad, a la vez que mantienes la casa más ordenada.
Foco en el resultado final
La productividad es una variable esencial en el crecimiento y el éxito de cualquier negocio. En última instancia, el aumento de la productividad depende de la configuración de un entorno de trabajo adecuado, una buena gestión del tiempo y de contar con la tecnología apropiada para trabajar desde casa.
Por Axel Schmidt
Public Relations Manager de TeamViewer
