En las empresas, el proceso de gestión de los gastos profesionales exige una importante cantidad de tiempo y dedicación, sobre todo en las grandes estructuras donde los trabajadores incurren en distintos tipos de gastos cuando realizan viajes de negocios. Ofrecer una tarjeta bancaria de empresa como solución de pago ayuda a minimizar tiempo y recursos.
La gestión de los gastos puede ser una labor desesperante, lenta y objeto de fraudes: basta con que un trabajador se equivoque introduciendo los datos en las notas de gastos, pierda un recibo o exceda el presupuesto asignado para que todo el proceso se complique y el tiempo invertido se multiplique por diez.
Para mitigar esta situación, utilizar un medio de pago, como una tarjeta bancaria de empresa, junto a una aplicación para la gestión de notas de gastos permitirá controlar todo el proceso, desde el pago hasta la integración en las herramientas de gestión, de un modo más rápido y fiable. No en vano, y además de mejorar el control de los gastos y ofrecer visibilidad en relación con las transacciones profesionales, las tarjetas bancarias corporativas permiten que los trabajadores, y en especial los directivos y managers, disfruten de plena autonomía.
Las tarjetas bancarias profesionales
Las tarjetas bancarias profesionales, por tanto, constituyen un medio de pago eficaz para todos los trabajadores de una empresa, sin importar su posición. En este sentido, utilizar este tipo de tarjetas ayudará a:
- Centralizar los gastos: Las tarjetas de crédito profesionales suelen estar vinculadas a una cuenta bancaria de la empresa, por lo que cada transacción realizada por un trabajador mediante una tarjeta física o virtual quedará registrada en los movimientos de la cuenta bancaria. De esa forma, los managers cuentan con una mayor visibilidad de todos los gastos profesionales asumidos por sus equipos.
Las soluciones de pago mediante tarjetas de empresa de nueva generación se completan con una aplicación móvil nativa que genera automáticamente un informe detallado e interactivo sobre, por ejemplo, el tipo y la frecuencia de los gastos o los trabajadores que incurren en más gastos, y mucho más.
- Conocer los gastos de los trabajadores en tiempo real: Las tarjetas profesionales permiten a gerentes, empresarios y directores financieros seguir en tiempo real los gastos de los trabajadores, y comprobar que respetan lo estipulado en la política de gastos de la empresa.
- Establecer una gestión anticipada de los gastos: Las tarjetas ofrecidas a las empresas son soluciones de pago que están lejos de limitarse a una tarjeta bancaria física. Los emisores de este tipo de tarjetas proponen paquetes completos que reflejan un profundo conocimiento de las necesidades de las empresas, permitiendo, entre otras:
- Generar tarjetas virtuales para cada trabajador que pueda necesitar una.
- Configurar límites de pago.
- Especificar la cuenta bancaria que alimentará cada tarjeta.
- Activar y desactivar tarjetas bancarias físicas y virtuales.
Asimismo, favorecen otras funcionalidades desarrolladas para ofrecer a empresarios y directores financieros un mayor control de los gastos profesionales de sus empleados.
Cada tarjeta de empresa puede configurarse para agilizar el proceso de gestión de los gastos y ayudar a los managers a comprobar que todas las transacciones respetan la política de gastos corporativa.
- Cubrir las necesidades de empresa y trabajadores: Utilizar una tarjeta de crédito de empresa favorece que los empleados ya no tengan que adelantar los gastos durante los viajes de negocios, ni esperar semanas a que les sean devueltos. Los managers, por su parte, ya no están obligados a comprobar los gastos para realizar los reembolsos.
Adicionalmente, los trabajadores gestionarán sus gastos profesionales de forma totalmente autónoma, lo que significa que ya no dependerán unos de otros.
- Simplificar la gestión financiera y administrativa: Combinadas con una solución de gestión de notas de gastos, las tarjetas corporativas simplificarán la gestión financiera y administrativa a los trabajadores cuando se encuentren fuera de su lugar de trabajo. Ya no será necesario rellenar hojas de Excel.
Es más, con una solución de pago conectada, los empleados solo tendrán que realizar sus compras y escanear los recibos para que aparezca, automáticamente, una nota de gastos ya conformada. Los trabajadores podrán incluso deshacerse de los recibos en papel si la solución de notas de gastos seleccionada ofrece la digitalización certificada de documentos y cuenta con la homologación de la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT), una funcionalidad que permitirá ganar tiempo, recursos y espacio de almacenamiento.
- Controlar los gastos profesionales: Utilizadas por los empresarios, gerentes y trabajadores, las tarjetas de empresa son el aliado más eficaz, flexible y adaptado a las necesidades de cada miembro de la empresa, además de permitir controlar los gastos profesionales.
Para beneficiarse de sus ventajas, los responsables empresariales solo tendrán que estudiar en detalle las distintas ofertas de cada emisor de tarjetas, a fin de elegir la solución que mejor se adapte a sus necesidades. Asimismo, es importante recordar que cualquier solución para la gestión de los pagos debería utilizarse conectada a soluciones de gestión de las notas de gastos que completen ese medio de pago y automaticen todas las etapas del proceso financiero.
Karim Jouini
CEO de Expensya
