El registro del horario de los trabajadores no es una práctica sencilla. Sin embargo, cualquier empresario con trabajadores contratados – tanto a jornada completa como a tiempo parcial – deben implantar en su empresa medidas de registro de la jornada laboral.
El registro de la jornada laboral es obligatorio para todas las empresas, por el Real Decreto Ley 16/2013 del 20 de diciembre – Medidas para favorecer la contratación estable y mejorar la empleabilidad de los trabajadores – se incluye en la Ley del Estatuto de los Trabajadores una disposición por la que es obligatorio el registro diario de la jornada de los trabajadores, así como la obligación, por parte del empresario, de llevar el cómputo de las horas de los trabajadores que se encuentren contratados a tiempo parcial.
Como comentábamos al principio, el control de la jornada laboral de tus trabajadores, no es una práctica sencilla. Pese a poner todas las facilidades para llevarla a cabo – bien mediante las tradicionales hojas de firmas o bien mediante modernos sistemas automatizados – en ocasiones, son los propios trabajadores los que olvidan registrar el comienzo o el fin de su jornada laboral. En las fichas encontramos, muchas más veces de las que debiesen, que la salida se ha hecho a primera hora del día siguiente o que la entrada ha tenido lugar a la salida o durante las horas de descanso para la comida. Pese a que estos descuidos no son culpa del empresario, quién ha colocado y dispuesto los medios necesarios para un correcto registro, las sanciones – si tenemos una inspección de trabajo – van directamente a la empresa.
Suena injusto, pero no vamos a entrar en si lo es o no, eso lo dejamos a decisión de cada lector. Sin embargo, ahora explicaremos cómo hay que actuar en caso de detectar estos errores, con el objetivo de tratar de corregirlos por todos los medios posibles.
Antes de entrar en las soluciones que tenemos para poder llevar a cabo los registros con la mayor fiabilidad, debemos hacer una especial mención al plan de control que se ha puesto un marcha durante este año (2016) de inspecciones laborales. Durante este último año, se han endurecido los controles y se han incrementado las revisiones de aspectos relativos a la actividad empresarial, empleados y horarios de funcionamiento. Ni que decir tiene que están prestando una mayor atención a los registros de jornada, sea a tiempo completo o parcial. Esto supone una novedad con respecto a años anteriores, en los que no se efectuaba una vigilancia de los registros de jornada completa por no ser obligatorias.
¿Qué condiciones tiene que cumplir la empresa para que el registro sea correcto?
Esencialmente son tres las condiciones que debe cumplir la empresa:
- Realizar el cómputo total, por mes, de las horas ordinarias y extraordinarias.
- Entregar una copia del resumen al trabajador junto a su nómina.
- Conservar los registros de jornada durante un periodo mínimo de 4 años.
Sanciones y consecuencias del incumplimiento, por parte del empresario, del correcto registro
En caso de tener una inspección laboral las sanciones pueden ser las siguientes:
- De encontrar algún defecto o falta en el registro de un trabajador a tiempo parcial, automáticamente se tendrá en cuenta que computa igual que un trabajador a jornada completa, salvo que el empresario pueda probar el carácter parcial de los servicios prestados por el trabajador. (Artículo 12, apartado 5, letra h Estatuto del Trabajador). Esto significa convertir el contrato a tiempo parcial en un contrato a tiempo completo. Evidentemente, esto supondrá una multa adicional.
- Como infracción leve: por incumplimiento de obligaciones formales o documentales, se impondrá una multa de entre 60€ (el mínimo) hasta 625€ (el máximo). Esto se recoge en el Art. 6.6 de la Ley de Infracciones del Orden Social (LISOS).
- Como infracción grave: por infracción o incumplimiento en materia de jornada se imputará una multa de entre 626€ (lo mínimo) hasta 6.250€ (lo máximo). Esto queda recogido en el Art. 7 nº 5 de la LISOS).
Información que debe aparecer en el resgitro
Es necesario contar con una plantilla para llevar a cabo los registros. Aunque no exista una plantilla concreta, debemos tener en cuenta que al menos los siguientes puntos deben aparecer en ella:
- Identidad de la empresa
- Identificación del trabajador
- Especificación de la jornada de trabajo recogida en el contrato de trabajo
- Detalle de las horas laborales, ordinarias y complementarias, realizadas y desglosadas por día efectivo de trabajo
- Firma del representante legal de la empresa
- Recibo del trabajador
Sistemas para realizar el registro
- Un libro de asistencia
- Un reloj con tarjeta de registro
- Un registro electrónico-computacional en que el trabajador utilice una tarjeta con cinta magnética. Siempre que el dispositivo cuente con un visor que haga visible los datos que registra.
- Un sistema computacional de control biométrico por impresión dactilar
La norma legal obliga al empresario a utilizar un solo tipo de registro, sin perjuicio de que pueda llevar varios del mismo tipo, según sus necesidades.
¿Que hago en caso de que mis trabajadores no efectúen el registro correctamente?
Según recoge el Estatuto de los Trabajadores en su artículo 58 – Faltas y sanciones de los trabajadores – «Los trabajadores podrán ser sancionados por la dirección de las empresas en virtud de incumplimientos laborales, de acuerdo con la graduación de faltas y sanciones que se establezcan en las disposiciones legales o en el convenio colectivo que sea aplicable«.
Esto significa que el incorrecto registro de su jornada laboral puede ser considerado como un incumplimiento laboral. Bien por el propio hecho de haber registrado mal su entrada o su salida, como porque – de no estar recogido el registro en la ficha – es como si el trabajador se hubiese ausentado.
Generalmente, el procedimiento comienza por notificar la falta y, en caso de que se repita, se procederá a sancionar al trabajador de acuerdo con la graduación de faltas que se establecen en las disposiciones legales o en su convenio.
Faltas
Podemos hablar de tres tipos de faltas:
- Faltas leves: consisten en amonestaciones y en suspensiones de empleo y sueldo de hasta 2 días.
- Faltas graves: consisten en suspensiones de empleo y sueldo de hasta 20 días.
- Faltas muy graves: consisten en inhabilitaciones para el ascenso y en suspensiones de empleo y sueldo que pueden alcanzar hasta los 6 meses. Además, pueden suponer traslados a otro centro de trabajo o despido.
