El caso de la transformación digital de la Secretaría General del Club Excelencia en Gestión con la utilización de las herramientas ágiles es una experiencia que puede servir de ayuda a las distintas pymes que, en este momento se estén planteando llevar a cabo una transformación o se encuentren en ese proceso. En este punto considero necesario pararnos a analizar brevemente, qué entendemos por herramientas o metodologías ágiles.
Las metodologías ágiles irrumpieron en 2001 con la publicación del «Manifiesto Agile«, donde un grupo de desarrolladores de software proponían unos principios para crear software contrarios al estándar de la época: la programación en cascada. Esos principios comenzaron a calar en diferentes niveles de la organización, llegando hasta su estrategia.
La metodología Agile o Agile Management es un conjunto de técnicas y herramientas que facilitan el desarrollo de proyectos en las empresas. El objetivo es desarrollar productos y servicios de calidad, que respondan a las necesidades de los clientes cuyas prioridades cambian a una velocidad cada vez mayor, empleando equipos multidisciplinares que trabajen juntos. De esta forma, se siguen con criterios conocidos por todos los miembros involucrados en el proyecto para trabajar con mayor rapidez, flexibilidad, ciclos cortos de aprendizaje, que permitan pivotar y corregir el rumbo cuando sea necesario.
Además de estas herramientas ágiles, dentro del proceso de transformación de cualquier organización, se debe tener en cuenta el análisis de datos, entendido como un proceso que consiste en inspeccionar, limpiar y transformar datos con el objetivo de resaltar la información útil, analizarla, para sugerir conclusiones, patrones de comportamiento y apoyarse para la toma de decisiones. Las técnicas de este análisis varían según las necesidades de la organización, así como también las soluciones tecnológicas como big data, aprendizaje automático (inteligencia artificial), tableros de visualización, etc.
En los últimos años, el Club Excelencia en Gestión se ha embarcado en un proceso de transformación que ha ido combinado con cambios en su cultura, modelo de negocio y tecnología, abordando distintos proyectos internos de transformación digital para adaptarse a las condiciones de mercado y poder ofrecer a sus socios y clientes los mejores productos y servicios.
En cuanto a la cultura, las personas que trabajan en la Secretaría General han mejorado sustancialmente su productividad gracias a un mayor trabajo en equipo, han asumido la necesidad de tener una orientación comercial, preparándose para ello, han contribuido notablemente a la digitalización de sus operaciones, se esfuerzan por seguir proporcionando una gran experiencia a socios y clientes y están trabajando en planes de crecimiento profesional individuales para seguir adaptándose a lo que los cambios en el entorno demandan.
La incorporación de tecnología al proceso de transformación del Club se ha ido adecuando al ritmo del Club y su modelo de negocio, para así aprovechar al máximo las inversiones que se realizan en cada momento. En este sentido, como resultados obtenidos de este proceso de transformación digital, a lo largo de los últimos diez años, cabe destacar: la migración de entornos locales a entornos cloud y SAS; desarrollo de soluciones digitales que apoyan a los productos y servicios ofrecidos; apoyo a comunicaciones en remoto a través de videoconferencias, facilitando a la comunidad, numerosas alternativas de conexión digital para sus actividades y relaciones; la unificación en un solo espacio digital de la página web y la base de conocimiento, conectado al sistema de gestión interno (ERP), con nuevas funcionalidades para mejorar la experiencia al usuario. Actualmente, se ha implantado un nuevo software de CRM que permite ofrecer un mejor servicio y más personalizado a socios y clientes, así como la implantación de herramientas que nos están ayudado a agilizar nuestra comunicación y gestión interna.
Todas las empresas tienen como objetivo ser eficientes y competitivas. Para que sea posible, en muchas ocasiones, la gestión del cambio es la vía para lograrlo. Las transformaciones a nivel digital, organizacional y de gestión son la respuesta que las empresas y organizaciones están utilizando para afrontar los retos que establecen los mercados y las condiciones actuales.
Las empresas que siguen las denominadas metodologías ágiles, suelen adoptar estructuras más planas, potencian la flexibilidad, la innovación, la autonomía y la comunicación. El equipo es la pieza clave en ellas, que en función de la naturaleza de su tarea, identificará sus propios roles y procesos.
Si se implementa bien la gestión del cambio, puede convertirse en la palanca más poderosa que tienen las empresas para producir el impacto que desean, transformándose directamente en una ventaja competitiva y un valor diferenciador que les permite destacar sobre el resto. Para ello, el Modelo EFQM, es una buena herramienta que ayuda a las organizaciones a gestionar su dirección, su funcionamiento, su transformación y sus resultados. Para que una organización sea sobresaliente debe tener en cuenta, entre otros: transformar la organización para el futuro; impulsar la innovación y aprovechar la tecnología; y aprovechar los datos, la información y el conocimiento para obtener mejores resultados.
Esther Díaz
Directora de Gestión del Club Excelencia en Gestión
