Empezar cualquier emprendimiento es un acto de valentía: no hay crédito bancario, nadie sabe que existes —ni clientes ni proveedores— y no se conocen todavía bien todas las formalidades con las múltiples administraciones, ni realmente el entresijo del negocio.
El primer enfoque del emprendedor es sobrevivir. Por ello, la infraestructura de la nueva empresa ha de ser muy económica y muy flexible. Steve Jobs empezó Apple en el garaje de sus padres. No puede dar vergüenza empezar en la habitación de uno, a no ser que se esté cara al público, claro.
El nuevo empresario de hoy en día “se calza” muchos sombreros diferentes: jefe de marketing, contable, desarrollador, etc. Su sistema telefónico debe ser capaz no solo de adaptarse a sus necesidades actuales sino también a sus necesidades futuras para poder crecer, porque si lo hace bien, crecerá.
Variables
En general, la infraestructura telefónica de una nueva pyme dependerá de dos variables: el número de empleados y en dónde se trabaja.
Cuando el número de empleados es uno, es decir, se empieza como autónomo, muchas pymes y autónomos utilizan su número de móvil para su empresa, lo cual es un error, porque al no separar la esfera laboral de la privada es imposible proyectar una imagen profesional. Un negocio es una maratón que necesita de aguante y constancia y no una carrera de cien metros. Y para ello es necesario tener una vida privada separada del negocio.
También se pueden tener dos móviles: uno para casa y otro para el trabajo. Puede funcionar, pero siempre hay que pagar dos líneas telefónicas más sus consumos, e ir cargando con dos teléfonos. Además, el número de empresa es un móvil, que genera más desconfianza. Es una solución momentánea pero no la más adecuada. Por eso un número geográfico —91, 93…— generará más estabilidad.
Lo más recomendable entonces, si se empieza como autónomo, es apostar por la telefonía en la nube con un número virtual, a través del cual podrá desviar sus llamadas entrantes, simultáneamente, a teléfonos fijos, móviles, VoIP e internacionales. El número virtual es muy económico, incluye multitud de servicios y más adelante se puede pasar a centralita virtual al aumentar el número de empleados.
Si se dispone de un servicio aceptable de Internet, fibra o ADSL —el 70 % de las nuevas líneas de Internet es fibra óptica—), el número virtual puede estar asociado también a un VoIP. Esta es la forma más general de utilizarlo, compatibilizando el móvil y el servicio de VoIP, utilizando el VoIP en la “oficina” para ahorrar costos y el móvil para cuando se está fuera —ambos sonarían al mismo tiempo—.
La más adecuada para las pymes
Para pequeñas empresas la plataforma apropiada es la centralita virtual, también denominada centralita en la nube. La idea es que la plataforma telefónica se encuentra en manos del operador telefónico, que da toda la infraestructura. En particular, esta infraestructura la maneja el usuario desde un panel web. Tiene tres ventajas destacadas sobre las centralitas tradicionales, que son: mucho más económicas, mucho más flexibles y mucho menos complicadas.
Dependiendo del operador, los cambios en la centralita son instantáneos y los precios son muy asequibles, mucho mejores que tener alquilada una centralita tradicional.
La flexibilidad es muy importante, porque en las nuevas pymes no todos necesariamente lo hacen en la misma ubicación, algunos trabajan desde casa y otros solo a tiempo parcial. Por eso surge la necesidad de disponer de una herramienta en la nube como la centralita virtual para trabajar desde cualquier lugar.
Una centralita virtual está basada en el concepto de extensiones; normalmente se asigna una por empleado, pero también pueden asignarse por departamentos, como ventas o servicio técnico. Cada extensión funciona como un número virtual, con desvíos y buzones telefónicos —con los mensajes almacenados en ficheros de mp3 que pueden enviarse por email o ser descargados—.
Las centralitas en la nube ofrecen muchos más servicios que las centralitas tradicionales. Aparte de lo básico, hay menús telefónicos para dar información automatizada; colas de llamadas para el proceso de atención al cliente por parte de un grupo de operadores; posibilidad de grabar las llamadas y muchas cosas más.
También dependerá de si hace falta o no fax —esto suele venir dado por la actividad laboral en donde se mueva la pyme—. Por ejemplo, todos los abogados y procuradores necesitan fax. En este caso, un fax virtual o por Internet es muy práctico. Los faxes llegan como PDFs, lo cual permite guardarlos en carpetas por temas y fechas. Para mandar un fax se hace directamente desde la aplicación con una impresora virtual del sistema operativo —nada de aparatos— o mandándolo por correo electrónico. Además, existen apps que facilitan el uso desde los smartphones para visualizar los faxes enviados o recibidos.
Cuando la empresa crezca, si utiliza herramientas tipo CRM —que ayudan a controlar y gestionar los clientes, ventas…— se pueden enlazar con las APIs que ofrezca el proveedor.
Ventajas e inconvenientes
El VoIP o voz sobre IP es una herramienta poderosa para números virtuales o centralitas. Permite ahorrar costes y da mucha flexibilidad, existiendo distintas aplicaciones y apps y nosotros lo recomendamos. Pero en mi opinión es una herramienta para ser usada como complemento a la infraestructura telefónica anteriormente citada, no como la única. En particular soy contrario a utilizar centralitas IP y, sobre todo, a utilizarlas en empresas nuevas. Si no hay una razón de peso muy clara, es como tener una centralita de las antiguas pero con tecnología más moderna. Es una cosa más con la que tener que lidiar y quita flexibilidad al usar sólo esa tecnología. Y en cuestión de precios, los siptrunks —que es lo que se utiliza en la telefonía IP— tienen precios similares a una centralita virtual.
Por último, al buscar operadores telefónicos que ofrezcan este tipo de servicios, creo que es muy importante no sólo mirar el precio, que es fundamental, sino los servicios que ofrecen y la flexibilidad, la capacidad y la estabilidad del operador para ayudarle a crecer. En particular, es una relación a largo plazo con el operador, para que mañana, cuando siga creciendo su negocio, el operador esté ahí proveyéndole de su infraestructura de telefonía.
Diego Betancor
Director de Telefácil.com
