El mundo empresarial vivirá en breve una de las reformas en el ámbito laboral más importantes que se recuerdan, con la implantación del nuevo Sistema de Liquidación Directa o Sistema Cret@, que modifica por completo la manera con que las pymes se relacionan a día de hoy con la Tesorería General de la Seguridad Social (TGSS) para la recaudación de las cotizaciones. La reforma impulsada por esta Administración supone un cambio radical de paradigma, ya que de un modelo basado en la autoliquidación de las cotizaciones se pasa a otro basado en la facturación de las mismas, de la que directamente se encargará la Seguridad Social.
Es un nuevo sistema, con nuevos procedimientos, nuevos ficheros y nuevos plazos, que entrará en vigor a partir del mes de octubre —cuando la TGSS empezará a notificar la obligatoriedad de incorporarse al sistema de forma paulatina—, pero que este mes de julio se ensaya ya en una fase de pruebas para la que cualquier pyme que gestione cotizaciones del Régimen General puede ser seleccionada por la TGSS. Su inminente implantación, la magnitud de las novedades que incorpora y el impacto que tendrá para las pymes —tengan o no externalizada la gestión de las nóminas a un despacho profesional— exigen estar preparados para el cambio.
Y el cambio supondrá, sobre todo, una nueva forma de comunicación con la TGSS. Con la entrada en vigor del Sistema Cret@, la Seguridad Social será la encargada de calcular y validar las cotizaciones, gracias a la existencia de una base de datos única que nivelará con organismos como el Servicio Público de Empleo Estatal (SEPE), las mutuas a través de Delt@, el Sistema de Afiliación y el Instituto Nacional de la Seguridad Social (INSS). El intercambio de información con estas y otras entidades externas, que será constante y permanente, le permitirá saber en tiempo real si los datos enviados por las empresas son correctos.
Por eso, el primer paso que conviene llevar a cabo para implementar el Sistema de Liquidación Directa con garantías y sin riesgo de cometer errores que, en el peor de los casos, puedan acarrear deudas es nivelar las bases de datos de la pyme con las de la TGSS, un contraste que con el sistema Red actual no es necesario, pero que el nuevo sistema requerirá, y en tiempo real, para asegurar que la información de la que dispone la TGSS para calcular y validar las cotizaciones sea correcta. De lo contrario, se generarán las denominadas discrepancias, que las empresas deberán subsanar para poder conciliar las liquidaciones.
Este contraste de la información exigirá a las empresas un mayor control de todas las variaciones que afecten a las cotizaciones para poder comunicarlas de forma instantánea a la TGSS, como incapacidades temporales (IT) y en sí cualquier cambio en los datos de cotización de los trabajadores que se produzca a lo largo del mes. Esta mayor disciplina obligará, a su vez, a una mejora de la comunicación interna para garantizar que los empleados y mandos intermedios (cuando los haya) transmitan toda la información relativa a estos procesos en los tiempos y la forma debidos. Los organismos implicados en este nuevo sistema compartirán y contrastarán los datos en tiempo real, por lo que será necesario disponer de ellos en el menor tiempo posible.
Inevitablemente, esta nueva forma de operar regirá también la relación entre la pyme y el despacho profesional —cuando esta le confíe la gestión y administración del personal—. Sus tradicionales cauces de comunicación se verán afectados por el Sistema Cret@, ya que el tipo de información y los plazos de presentación estarán caracterizados por el detalle y la inmediatez a fin de evitar demoras o incluso incumplimientos. En este sentido, resultará vital disponer de un software de gestión que garantice que las gestiones se realicen de manera ágil y consistente con funcionalidades como avisos de control, asistentes, validaciones y cualquier otra que permita introducir los cambios que pueda ir realizando la Administración de forma inmediata.
En esencia, asumir esta nueva forma de comunicar la información, hacerlo con una base de datos ya nivelada y con la colaboración y el compromiso de todos los agentes implicados, desde empleados hasta despachos profesionales, es sin duda un buen punto de partida para preparar el cambio que supone el Sistema Cret@.
