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A estas alturas llevamos unos cuantos años hablando de la necesaria digitalización de las pymes, pero en este tiempo tal vez hemos perdido un poco la perspectiva, y pareciera que la tan ansiada digitalización es el fin, cuando en realidad es simplemente un medio para que las empresas sean más eficientes  y competitivas. La prueba la hemos tenido durante la pandemia: utilizar la tecnología ha sido, para muchas pequeñas empresas, la mejor salida para poder mantener e incluso hacer crecer su negocio.

Para que un proceso de digitalización se complete con éxito hace falta tener en cuenta tres factores, que deben completarse en el orden correcto:

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Personas. Es importante contar con las personas adecuadas y preparar al equipo para el cambio, con formación, transparencia y su inclusión en la toma de decisiones.

Procesos. Hay que analizar realmente qué procesos son los más importantes para nuestro negocio y en qué estado están, diagnosticar los cuellos de botella y poder “dibujar” un estado futuro.

Herramientas. Aunque a menudo se confunde la digitalización con el uso o implantación de una o varias herramientas, si no trabajamos bien los dos pasos anteriores esta tecnología no solo no aportará el valor que debería, sino que puede llegar a ser una pérdida de recursos (dinero, tiempo, foco).

Es cierto que muchas veces, sobre todo en el caso de las microempresas, la digitalización se ve como un lastre. Puede ocurrir que sus responsables sientan que no tienen tiempo para dedicarse a darle la vuelta completa a la forma en que venían haciendo las cosas, o que el problema sea el coste que representa la inversión en tecnología. O simplemente el desconocimiento o la falta de información, que suele estar relacionada con que aquellos empresarios de una cierta edad que sienten que todo esto les viene grande.

Pero no debemos tomarnos la digitalización como un dogma: una empresa con dos o tres empleados puede funcionar muy bien sin tener un alto grado de tecnología. Tal vez les baste con emplear el correo electrónico, una página web, hojas de cálculo y carpetas compartidas.

En cuanto a los costes, una tendencia que está eliminando notablemente las barreras de acceso son los modelos de Software as a Service (SaaS), en los que el usuario no adquiere la herramienta, sino que paga en función del uso que hace de la plataforma. De este modo, es posible digitalizar procesos sin necesidad de grandes inversiones, sino con asequibles cuotas mensuales y en plazos mucho más breves que con otro tipo de herramientas.

Por último, en aquellos casos en los que la barrera es la edad de los responsables, y su falta de conocimiento de estos temas, la digitalización tiene que pasar por una mejora sustancial de su trabajo diario. A nadie le gusta perder el tiempo ni que las cosas salgan mal, pero si buscan el acompañamiento de un experto que les ayude a identificar los puntos de mejora de su negocio y les proporcione de forma ágil y sencilla las soluciones tecnológicas que mejor se adaptan a su empresa para resolver sus cuellos de botella, sabrán apreciar las pequeñas victorias que les proporciona la tecnología.

Coste frente a beneficios

Desde nuestra experiencia, el coste que puede llegar a suponer la inversión en tecnología para digitalizar los procesos de una pyme, en términos relativos, puede ser diez veces menor que los beneficios que puede llegar a obtener al digitalizarse.

La tecnología, una vez implantada y bien dimensionada, siempre va a repercutir en ahorro de tiempo: la estandarización de los procesos de la empresa nos reportará una gran flexibilidad y mayor agilidad a la hora de acometer posibles cambios. Pero también se traduce en ahorro de costes, pues permite optimizar los recursos y que el tiempo que dedicaban los empleados a los procesos manuales puedan canalizarlo hacia otras tareas, ganando así en productividad y contribuyendo a hacer crecer el negocio. Asimismo, la calidad del trabajo y del servicio al cliente aumenta, mejorando su fidelización.

Por supuesto, no tenemos porqué pensar en grandes proyectos con inversiones de cientos de miles de euros. El mejor camino es la experimentación. Como hemos dicho, dimensionar bien lo que realmente necesitamos y apoyarnos en alguien de confianza que nos asesore adecuadamente.

Por ejemplo, imaginemos un pequeño taller mecánico cuya gestión es totalmente tradicional y quiere iniciar esa transición hacia la digitalización. ¿Cómo ha de acometerla? Puede comenzar por clasificar las órdenes en carpetas de colores según urgencia y construir un cuadrante que se corresponda con los días de la semana y los operarios del taller. Después, puede trasladar ese planteamiento a un Excel, y una vez que el proceso esté bien testado, ya estaría en condiciones de buscar una solución SaaS que resuelva sus necesidades, pagando una cuota mensual de unos 100€ o 200€. Podríamos hablar también de una implantación por alrededor de 1.000€ y de un equipo informático por otros 1.000€. No haría falta más.

En definitiva, es importante que las pymes entiendan que la digitalización es un proceso a medida de sus necesidades del que se traducirá una mayor eficiencia operativa y mejores resultados para su negocio.

Es cierto que las administraciones públicas deberían incidir más en la concienciación en este sentido. Y también sería interesante que existiera un sistema de subvenciones o de financiación para incentivar las inversiones en tecnología de las pequeñas y medianas empresas. Pero el valor obtenido puede ser tan diferencial para ellas que han de verlo como una decisión estratégica.

Gonzalo Román

CEO de Zinkee

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