Planificación digital de horarios: una herramienta de conciliación

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A menudo se habla de la necesidad de integrar la vida personal y laboral de los trabajadores. Sin embargo, demasiados ejemplos del día a día demuestran que aún queda un largo camino que recorrer para conseguirlo. Un ejemplo de ello son los datos aportados por Pepe Gil, responsable de las TIC del Colegio Oficial de Enfermería de Ciudad Real. Según sus propias palabras “los profesionales de la enfermería llegan a sufrir turnos mensuales de hasta… ¡170 horas!”

Al otro lado de la realidad, no parece casual que seis de las compañías que más y mejor concilian en España (estas, según el Instituto Internacional de Ciencias Políticas, serían Repsol, Vodafone, Agbar, IBM, L´Oreal y Mercadona) sean precisamente las mismas que, un ejercicio tras otro, encabezan todas las clasificaciones de las mejores empresas para trabajar. Es más, según el IESE Business School, las empresas que facilitan la conciliación a sus empleados acaban siendo, de media, un 19% más productivas.

Horizonte de planificación

Aturnos es una empresa, con sede en Ciudad Real, que ha desarrollado un software capaz de simplificar, y socializar, la gestión de cualquier tipo de profesión en la que se trabaje a turnos. Pablo García Ansola es su CEO y explica en qué consiste el horizonte de planificación “llamamos horizonte de planificación, a la duración y planificación de los turnos de trabajo en un futuro inmediato. A partir de aquí, la longitud de este horizonte vendrá determinado por factores como la empresa en la que se trabaje o el tipo de demanda de trabajo y producción que haya que afrontar. Además, sería bueno que las empresas respetarán la concreción laboral solicitada por sus empleados. Este concepto se refiere a cuando los trabajadores solicitan una reducción de jornada con la finalidad de poder conciliar la vida familiar y/o laboral”.

Partiendo de ambas definiciones, Carmen Sánchez Gombau, experta en gestión y realización de acciones formativas vinculadas a la gestión del capital humano, recursos humanos y al desarrollo de directivos y profesionales, opina que, para que el trabajador pueda contar con la capacidad de poder distribuir mejor sus horarios de trabajo, serán imprescindibles dos cosas. Por una parte, saber, con antelación, cuales van a ser sus turnos de trabajo. Por otra, y en palabras de Sánchez Gambau “el empleado tendrá que completar los siguientes pasos: decidir un objetivo, planificar las tareas a realizar para llegar hasta esa meta, asignar a cada tarea el tiempo justo, comenzar por lo más importante, atenerse al programa previamente establecido, no dejar nada para luego, concentrarse en un solo asunto, acabar lo que se comience, hacer el mejor uso posible del tiempo y, por último, tomarse un tiempo para sí mismo. O sea, desarrollar, disfrutar y vivir”.

Intercambio de turnos de trabajo entre compañeros

Cualquier trabajador, sin importar, en absoluto, si trabaja para el sector privado o para la Administración, sabe que la distribución de turnos de trabajo entre compañeros -sobre todo en periodos críticos como festivos o vacaciones- puede generar mucha tensión en el seno de un determinado departamento laboral o de una empresa. Es más, dicha circunstancia, que seguramente se repetirá en el día a día (o al menos de forma regular) puede convertirse en un verdadero problema para la convivencia laboral. En opinión del CEO de Aturnos, “la realización de cambios entre compañeros de los turnos de trabajo, bajo la supervisión de la dirección, es un proceso que contiene muchos beneficios como la conciliación de la vida laboral y personal o la reducción de bajas dentro de la empresa. Por otro lado, requiere una correcta definición del proceso de trabajo que supone la realización de estos cambios”. Sin duda alguna, si hay un sector en el que el intercambio de turnos se da de forma más habitual, ese es el de la enfermería. Por esa razón, Pepe Gil, con experiencia de gestión de enfermería en quirófano, resulta una voz autorizada al respecto “, “la gestión de turnos es un proceso de trabajo que aporta muchos beneficios, pero que debe gestionarse de manera eficiente para no suponer una carga. Si no se hace así, un equipo de trabajo de 30 personas puede llegar a perder más de 127 horas en la gestión de los turnos de manera directa. El uso de las nuevas tecnologías simplifica esta gestión, además de permitir auditar, de manera automática, el estado del equipo, mejorando tanto en términos de productividad como de eficiencia. Además, el trabajador percibe flexibilidad, lo que hace que se sienta más integrado en la organización, puesto que ve que se le facilita la conciliación de su vida laboral y personal”. La cara negativa de este uso de las nuevas tecnologías, según Pepe Gil “es que muchas empresas están utilizando esta tecnología, principalmente en periodos de picos de trabajo, más para aumentar la productividad o controlar a sus trabajadores que para permitir, a estos mismos trabajadores, una conciliación”.

Equipos de trabajo que sean polivalentes

Está claro que, si se pone en marcha en sistema de turnos, como forma de organizar las horas de trabajo de las plantillas, siempre habrá que tener algo en cuenta: cuanto más polivalentes sean los equipos, menor posibilidad habrá que, en los diferentes turnos, aparezcan lagunas de conocimiento y habilidades. Resumiendo, una organización a turnos siempre va a ser positiva… siempre que se actúe con cabeza y echando manos de las tecnologías adecuadas.

 

Pepe Varela

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