Simplificando los procesos de gestión de notas de gastos de una pyme

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En pleno proceso de transformación digital, las empresas necesitan una mayor agilidad de sus procesos. Por poner un ejemplo podemos decir que un empleado de una empresa emplea, de media, en completar una nota de gastos, alrededor de 20 minutos.

La solución a esto llega de la mano del desarrollador francés de software para la automatización de informes de gastos: Expensya. Compañía que inicia su proceso de internacionalización en España ante el éxito cosechado en su país, en sus cinco años de existencia, con un software con el que ya ha conquistado a más de 4.000 empresas y una solución que procesa en este momento más de 20 millones de euros en informes de gastos por semana, con gastos añadidos de 100 países.

¿Cómo ayuda a las pymes?

Su solución web y móvil para la gestión de gastos inteligente, intuitiva y sencilla de usar almacena los datos en la nube, permitiendo gestionar en todo momento y lugar, en tiempo real, los gastos, facilitando los procesos de negocio en cualquier empresa.

Reduce hasta en un 80 % el tiempo que los empleados usan para la entrada de datos con su tecnología OCR+. Una tecnología que lee recibos y facturas e ingresa los datos automáticamente, en solo cinco segundos ya que al automatizar el flujo de aprobación de las notas y permitir la validación de los informes de gastos desde la aplicación móvil, la tarea del administrador de verificar y aprobar los informes de gastos se simplifica en gran medida, Además permite que que todo ello sea distribuido directamente al departamento o persona que tenga que validarlo. Y compartir la información inmediatamente cuando se retoma la conexión,

Su tecnología usa potentes algoritmos de aprendizaje automático, integra tecnologías de digitalización, archivado y procesamiento inteligente con los que se capturan automáticamente los gastos.

¿Cómo se añaden los gastos? “Haciendo una foto, procesando un correo electrónico, importando un PDF o recuperándolo automáticamente de docenas de proveedores en línea”, confirma Karim Jouini, CEO de Expensya, “simplificando de esta manera la captura, el flujo de validación, la verificación de la política de gastos, las asignaciones analíticas, la detección de fraudes, el cálculo del IVA recuperable, la integración con software de contabilidad, la digitalización certificada de documentos y el análisis de datos de BI”.

Disponible en ocho idiomas y adaptado a las especificaciones de los diferentes mercados de destino ya está integrado con los principales ERPs y softwares de contabilidad en Europa y cuenta con alianzas con empresas como American Express, Orange Business y Grant Thornton o Uber, por poner algunos ejemplos.

Y un dato fundamental, esta solución ya ha recibido la homologación de la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT), para la certificación digitalizada, por lo que la copia digital de todos los tiques y facturas digitalizados a partir de la aplicación de Expensya, tienen el mismo valor legal que su copia original en caso de control por parte de las autoridades fiscales.

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