¿Tu sistema de gestión está preparado para la digitalización? Compruébalo con estas 5 claves

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¿No estás seguro de que tu ERP pueda impulsar o, al menos, soportar la digitalización? Puedes comprobar si tu sistema de gestión está preparado para enfrentarse a este reto, tan solo comprobando 5 puntos calves que nos explica Datisa. De esta forma, podemos detectar las áreas de mejora y tratar de ponerles remedio para prepararnos para la digitalización.  

“Detectar esas áreas de mejora no siempre es fácil porque hay muchos detalles que pueden confundirse con problemas aislados. Sin embargo, una mirada a las profundidades del sistema y la búsqueda de determinados patrones en el comportamiento de la tecnología, puede llevarnos a la conclusión de que, o necesitamos cambiar de tecnología o, cuanto menos, necesitamos adaptarla a las nuevas reglas del juego”, afirma Isabel Pomar, directora comercial y de marketing de Datisa.

Datisa ha elaborado un listado en el que detalla cuáles pueden ser las señales de alerta para determinar que las pymes no disponen de la tecnología necesaria para hacer frente a la necesidad de innovación y evolución hacia nuevos modelos de negocio que exige el proceso de digitalización en el que nos encontramos y las resume en estos 5 puntos:

1. Gestión defectuosa de los datos.

Generar la información que afecta al propio negocio es estratégico, pero más aún, facilitar el acceso a la misma y garantizar que el proceso sea sencillo, rápido y que aporte el valor que se espera de ella. Es decir, que facilite la conversión en el conocimiento necesario para la toma de decisiones. Si la información llega tarde o desactualizada o se recibe a través de diferentes fuentes, puede generar confusión y provocar, no solo la demora en la toma de decisiones, sino la generación de errores que pueden perjudicar seriamente la marcha del negocio. Es importante que el dato tenga la visibilidad que merece dentro de la organización.

2. Repetición de errores.

Errar es de humanos, pero cuando los errores se cometen demasiado a menudo, o responden a patrones concretos, hay que pensar que pueden estar motivados por una causa determinada. Más allá de pequeñas confusiones aisladas, es importante ver si los fallos se repiten con frecuencia, si estos se producen siempre en determinadas áreas o al cumplimentar tareas o procesos concretos. Por ejemplo, equivocaciones recurrentes en la elaboración de las facturas, pueden ser indicativos de que el sistema de facturación no es apto para los requerimientos que precisa la organización. O si la compañía sufre continuas roturas de stock, o detecta pérdidas elevadas de mercancía, es posible que necesite revisar su sistema de gestión de almacén. Si la respuesta del cliente, es a menudo poco satisfactoria, bien porque los pedidos no llegan a tiempo, o no lo hacen en las condiciones adecuadas, o porque el precio ha cambiado respecto a lo presupuestado inicialmente, habría que revisar el sistema de gestión comercial. En definitiva, las incidencias repetidas, en el entorno que sea, indican que algo falla y que, por tanto, hay que estar alertas.

3. Desviación excesiva entre lo planificado y lo obtenido

La planificación es un ejercicio “adivinatorio”, pero construido a base de información sólida y consistente. Si las desviaciones que se producen entre lo previsto y lo conseguido, son excesivas y recurrentes, es probable que la causa esté en que la información utilizada no haya sido tan precisa como debería por lo que habría que revisar los procesos y los recursos implicados para identificar la causa del error. Pero claramente, este, supone uno de los indicativos a tener más en cuenta a la hora de pensar que el sistema de gestión puede estar fallando.

4. Demasiados cuello de botella.

Si los atascos se producen siempre en la ejecución de determinadas tareas o en el trabajo de personas concretas, es síntoma de que algo se está haciendo mal. Si el departamento de pedidos se demora, repercutirá en la entrega de los mismos, y en su facturación y en su contabilidad dando lugar a una cadena de retrasos que, sin duda, van a afectar, no solo a la calidad del servicio que se presta sino que incidirá directamente sobre la satisfacción del cliente y, a su vez, de forma muy negativa sobre las ventas. Una cadena de errores que desencadena otra, debe solucionarse con rapidez.

5. Áreas desconectadas.

Es una de las señales más claras de que algo no va bien. Cuando un departamento no sabe lo que se hace en otro o, ignora la repercusión que sus decisiones pueden tener sobre otras áreas de la organización, es hora de tomar cartas en el asunto. A veces, esta “desconexión” tiene que ver con los usuarios, pero otras muchas, tiene que ver con la falta de comunicación entre las diferentes herramientas de gestión que utilice cada departamento. Lo lógico es utilizar un ERP modular, pero a veces, se buscan soluciones específicas para áreas concretas. En estos casos, se debe garantizar la perfecta integración entre las diferentes herramientas y apostar por el intercambio fluido de los datos. Si esto no sucede, es el momento de actuar, porque una mala decisión en el departamento comercial, por ejemplo, puede impactar en la salud financiera de la compañía. Y no, precisamente, para bien.

Sea como sea, desde Datisa insisten en que, ante cualquier señal de este tipo, es importante acudir a tu proveedor tecnológico de confianza para analizar el comportamiento del sistema actual y evaluar las necesidades de cambio o actualización.

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