No todos los empleados de una empresa desarrollan siempre sus funciones en un mismo lugar de trabajo. Algunos tienen la necesidad de desplazarse fuera de su ciudad por tiempos más o menos largos para hacer frente a los requerimientos de sus puestos. Y no nos referimos a esos viajes de ida y vuelta en un día, sino a aquellas actividades que requieren pasar varias jornadas, e incluso semanas, fuera de casa: ejecuciones de proyectos de construcción o ingeniería, puesta en marcha de una nueva sucursal o delegación, cursos especializados para el aprendizaje de nuevas herramientas o procedimientos, grabaciones o búsqueda de localizaciones para la industria audiovisual, actividades comerciales…

Todavía permanece en nuestra memoria la figura del que llamábamos “viajante”, aquel señor de mediana edad, maleta en ristre o bolsón al hombro lleno de catálogos y muestras de los más variados productos que, allá por los años 80, recorría el país en su coche, alojándose en incómodos hoteles baratos durante semanas. Las cosas han cambiado enormemente desde entonces, y la tecnología ha tenido mucho que ver en esos cambios: desde los soportes (ahora todo va en el ordenador o la tablet) hasta los medios de transporte (más cómodos, rápidos y eficientes), pasando por las herramientas digitales que nos permiten reunirnos con personas del otro lado del mundo sin necesidad de movernos de la silla.

Pero las empresas siguen necesitando desplazar a algunos de sus empleados fuera de su ciudad por tiempos que podríamos llamar de media estancia, y en esos casos la compañía tiene que asumir una serie de gestiones y de gastos para proporcionar a esos trabajadores un lugar de residencia temporal en la ciudad de destino. Eso, o pedir a los propios trabajadores que lo busquen por su cuenta; algo que, probablemente, no les hará demasiada gracia, como tampoco les suele resultar apetecible tener que permanecer tantos días lejos de sus familias. Por ello, si se lo podemos dar hecho, y además buscamos para ellos un alojamiento donde puedan sentirse como en casa, mucho mejor.

La alternativa de los hoteles sale cara si es para tantos días. Y además, una habitación de hotel está muy bien (incluso es emocionante) para una estancia corta o una visita rápida, pero para una estancia más larga se hace incómoda y ofrece unas posibilidades muy limitadas. Por ello, la nueva tendencia en los desplazamientos corporativos (lo vemos también en los alojamientos vacacionales) es alquilar pisos particulares, donde el empleado se siente mucho más cómodo e independiente, ya que puede disfrutar de la vivienda completa, cocinar y hacer una ‘vida de barrio’ si lo desea. Y además, esta modalidad resulta más económica para las empresas.

 La tecnología al rescate, una vez más

El problema es que coordinar este tipo de alquileres directamente con propietarios particulares puede resultar lento y farragoso, demasiado “manual”, incluida la forma de pago, las facturas… En definitiva, supone complicar demasiado las cosas para el departamento de RR.HH., el financiero o cualquier otro que en una pyme tenga que hacerse cargo de estas gestiones.

Sin embargo, en los últimos tiempos han surgido plataformas especializadas que, sirviéndose de la tecnología, han comenzado a proporcionar a empresas de todos los tamaños un servicio integral que cubre todas sus necesidades relacionadas con el alojamiento de sus empleados desplazados a otras ciudades, o incluso a otros países. Es el caso de Homyspace, una pyme valenciana que cuenta con una base de más de 14.000 pisos en alquiler entre España, Francia y Portugal, y una plataforma tecnológica que permite a las empresas gestionar estas estancias de forma totalmente digitalizada: desde la formalización de la reserva hasta la recepción de las facturas y su pago mediante una pasarela online totalmente segura.

Solo tienen que definir la ciudad de destino, las fechas de la estancia, el número de personas desplazadas, los requisitos que buscan en la vivienda, las preferencias de ubicación, etc., y un algoritmo determina la relación de inmuebles que responden a esos criterios. Una vez elegido el de su preferencia, todo el proceso de gestión y contratación es facilitado por este proveedor, que actúa como intermediario hasta que se realiza el check-in y se confirma que toda la operación se ha desarrollado sin contratiempos.

El resultado es un importante ahorro en trámites y gestiones, y también una reducción de los costes asociados a los desplazamientos, ya que, según Homyspace, un alquiler de este tipo puede resultar hasta un 70 % más económico que un hotel. Por ejemplo, alquilar una vivienda en Madrid para dos personas durante dos meses puede costar en torno a 1.200 €/mes, en Zaragoza unos 800 €/mes, y en Mérida a partir de 500 €/mes. Si tuviéramos que alojar a esas dos personas por ese periodo de tiempo en un hotel, los costes se dispararían.

Por otro lado, la percepción del trabajador es más positiva: se siente más cómodo y valora las facilidades proporcionadas por su empresa, que se preocupa por él y por su bienestar, lo que al mismo tiempo es una herramienta de motivación y de fidelización.

En definitiva, esos empleados que, por necesidades laborales, se ven obligados a permanecer varias semanas fuera de su lugar de residencia, agradecen encontrar un lugar en el sentirse como en casa, y sus empresas encuentran en este tipo de proveedores la tranquilidad de saber que todo está bajo control, ahorrándose quebraderos de cabeza, tiempo y dinero.

Ángel Mayoral

CEO y cofundador de Homyspace

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