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Si alguien me hubiese dicho hace apenas dos años que la gran mayoría de los empleados de oficinas del mundo tendría que trabajar desde sus casas debido a una pandemia mundial, le hubiese tildado de loco.

La transformación digital, que se está llevando a cabo en empresas de todo el mundo desde hace unos años, ha permitido, de forma casi providencial, que la actividad de millones de empresas de todo el mundo siga gracias a que sus trabajadores pueden trabajar desde casa a través de herramientas ofimáticas de última generación.

Toda empresa genera documentos, tanto de uso interno como para sus clientes o proveedores, por lo que estas herramientas de ofimática están siendo uno de los pilares más importantes en esa estrategia de transformación digital.

Uno de los grandes beneficios que aporta la transformación digital a las empresas es, precisamente, esa flexibilización del lugar de trabajo, que pasa de ser lugar estático y presencial a convertirse en un espacio de productividad a medida del usuario en el que puede desarrollar su trabajo desde cualquier lugar y en cualquier momento.

documento digital-revistapymes-taiediorial-EspañaEn los tiempos que corren es fundamental para los trabajadores poder usar sus herramientas ofimáticas, imprescindibles para el día a día, tanto de forma online mediante un navegador o desde el móvil, como en offline de forma local integrada en los servidores de su propia empresa.  Estas herramientas son el pivote sobre el que se articula este nuevo paradigma de productividad ya que permite que los empleados ubicados en distintos lugares trabajen de forma conjunta como si compartieran la misma mesa.

Las herramientas de productividad  permiten a las empresas implementar de forma sencilla el teletrabajo, medidas para la conciliación familiar y mejorar la productividad de los departamentos en movilidad como son los comerciales.

Es fundamental poner el foco en agilizar la compartición y gestión de documentos de forma que los usuarios puedan acceder fácilmente a aquellos documentos que necesitan para desarrollar su trabajo.

Como decíamos, si la deslocalización de las plantillas ya era una tendencia cada vez más en auge antes de la pandemia, ahora es algo imparable. Los miembros de un mismo equipo de trabajo pueden estar trabajando a miles de kilómetros de distancia entre sí y, sin embargo, estar editando un mismo documento como si estuvieran en la mesa de al lado, manteniendo un control total sobre los cambios que se realizan en el documento. La transformación digital va de productividad sin límites ni barreras.

Por otro lado, la seguridad de los datos no puede descuidarse en la gestión documental, no solo por el obligado cumplimiento de las normativas impuestas por el GDPR, sino por los propios intereses estratégicos de las empresas el usuario debe asegurarse de utilizar una herramienta que le permita el control de acceso y el cifrado de todos los documentos que se gestionan en la plataforma.

Recuerdo que hace unos años un amigo me preguntó si yo pensaba que la oficina virtual en la nube sería posible y yo le dije que sin lugar a duda. Si bien, no pensé que llegaría tan pronto y que funcionaría como un todo en uno cubriendo un amplio rango de utilidades que toda empresa puede necesitar para vertebrar la siempre complicada transformación digital.

La gran ventaja es que, estas herramientas integrales simplifican considerablemente su uso, reduciendo así el tiempo de formación requerido para comenzar a usarlas. Sencillas, eficientes y versátiles.

Dado que cada empresa necesita aplicar las recetas de la transformación digital a medida de sus necesidades, no todas las herramientas de ofimática sirven en todos los casos.

Un amigo que tienen una pequeña gestoría me pedía asesoramiento, y le comenté que justo en el caso de las pymes es recomendable optar por soluciones en la nube que ofrecen un despliegue en la nube pública Amazon Web Services (AWS), una de las más estables del mercado que garantiza una estabilidad del 99,99999%.

Esto significa que la pyme dispone de su propio espacio privado en una nube fiable desde la que operar todas las herramientas de la oficina virtual desde el primer minuto y sin necesidad de invertir en servidores o requerir los servicios de personal técnico cualificado.

Sergey Zarubin

Responsable de ONLYOFFICE en España

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